Trend zu Beschaffungsverbindungen
- Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder Standorten haben ein wachsendes Bedürfnis, ihre Marketing-Beschaffungsprozesse effektiver und digitaler zu organisieren.
- Sie können den Einkaufsprozess von Marketingmaterialien umfassend automatisieren: von den Beschaffungsverbindungen über Druckproduzenten bis hin zur automatischen Kontrolle und Rechnungsverarbeitung der Produkte.
- Fallstudie: Smid Media Solutions, Kinderbetreuungsorganisation und Prindustry
Fall Kinderbetreuungsorganisation
Mit Nicky Smid von Smid Media Solutions haben wir eine Dreieckspartnerschaft, die wir häufig nutzen. Smid ist der Druckmanager, wir liefern die Software und es gibt eine dritte Partei, für die wir diese beiden Disziplinen in einer Orderplattform für die Kommunikation geschickt vereinen.
In diesem Beispiel ist diese Partei eine große Kinderbetreuungsorganisation mit 60 Standorten in den Niederlanden. Jeder Standort benötigt Unternehmenskleidung. Die Kinderbetreuungsorganisation wollte den Lagerbestand und die Bestellung dieser Arbeitskleidung bequemer organisieren. Smid schlug unser Markenportal vor, um alle Wünsche in einem Online-System flexibel zu vereinen. Die Organisation nutzte es bald nicht nur als Bestellsystem für Arbeitskleidung. Sie nutzen es jetzt für ihre gesamte Markenkommunikation. Denn neben Firmenkleidung benötigen sie häufig auch Plakate, Flyer oder Werbeartikel. Alle 60 Standortmanager können diese Kommunikationsmaterialien selbst in ihrem eigenen Portal innerhalb von Entwurfsvorlagen mit festen Corporate-Identity-Elementen anpassen. Auf diese Weise kann die Zentrale darauf vertrauen, dass alle Kommunikationen das gleiche Erscheinungsbild haben. Beispielsweise können Mitarbeiter nur ein neues Datum für eine Einladung zu einem Tag der offenen Tür oder ein anderes Thema für ein Poster eingeben.
Beschaffung automatisieren
Dieses Beispiel zeigt einige Trends bei der Automatisierung des Beschaffungsprozesses. Auf dem Markt wächst der Bedarf, alle Kommunikationsaktivitäten effektiver und digitaler zu organisieren. Dies gilt sicherlich für große Marketingabteilungen, die oft sehr beschäftigt sind und mit vielen verschiedenen Mitarbeitern arbeiten, in einigen Fällen sogar weltweit. Sie möchten ihr Kommunikationsmanagement zentral mit effizienten und konsistenten Workflows organisieren. Automatisierung ist die Antwort, um Prozesse zu vereinfachen und zu verkürzen.
Dies erfolgt hauptsächlich über SaaS: Software as a Service. Sie müssen diese Software nicht selbst entwickeln oder kaufen. Sie zahlen nur für die Nutzung – und Sie nutzen es über das Internet – und für die Wartung – und das zahlen Sie normalerweise pro Monat. Vorteile sind Skalierbarkeit, Zugriff auf alle Dienste überall und der Erhalt automatischer Systemaktualisierungen. Mit einer SaaS-Plattform verwaltet ein Unternehmen die Prozesse zentral und die Mitarbeiter können problemlos von einem dezentralen Standort aus bestellen.
Eine wichtige Rolle spielt auch die automatische Überwachung der Marke. Ein Unternehmen mit einem Markenportal mit einem Editor kann sich darauf verlassen, dass alle Kommunikationsprodukte, die benötigt werden oder bestellt werden müssen, in derselben Corporate Identity präsentiert werden. Das spart Fehler, aber auch viel Zeit. Die Mitarbeiter verbringen nicht mehr lange damit, alles über die Erstellung von Marketingkommunikation herauszufinden. Und natürlich sparen sie auch Zeit, wenn sie dies mit einem automatisierten System bestellen.
Innerhalb eines automatisierten Systems können auch alle Arten von Systemen miteinander verbunden werden. Ein Portal kann in einen Editor, aber auch in ERP-, Buchhaltungs- oder Zahlungssysteme integriert werden. Eine sehr fortschrittliche Systemintegration ist ein Single Sign-On. Dies ist ein benutzerdefiniertes Produkt in der Software, mit dem über ein Login auf mehrere Systeme zugegriffen werden kann.
Einkauf und Buchung in einem Fluss
Die Kinderbetreuungsorganisation nutzt kontinuierlich neue automatisierte Beschaffungsoptionen. Zum Beispiel wollten sie die Portale weiter automatisieren, um eine Verbindung zu ihrem ProActive-Ausgabensystem herzustellen. Dieses System dient zur Verwaltung der Ausgaben für jeden Standort. Es musste ein Zusammenhang zwischen der Bestellung der Kommunikationsprodukte im Markenportal und der automatischen Prüfung und Rechnungsverarbeitung dieser Produkte im ProActive-Ausgabensystem hergestellt werden. Prindustry hat eine spezielle Beschaffungsverbindung aufgebaut, die sicherstellt, dass Sie Ihre Produkte in einem Arbeitsgang kaufen und buchen können.
Die Standortmanager haben jetzt über das ProActive-Ausgabesystem Zugriff auf verschiedene Webshops. Sie können Kommunikationsprodukte im Webshop des Markenportals bestellen. Diese Bestellung wird über die Verbindung in das Ausgabensystem importiert. Anstatt die Bestellung in jedem Webshop separat abzuschließen, wird jetzt alles in einem zentralen System erledigt. Erst nach einem automatischen Genehmigungsprozess wird die Bestellung dem Webshop-Hersteller angeboten; in diesem Fall Smid. Die internen Genehmigungsprozesse sind vorgegeben und festgelegt. Sie können auch sofort eine Bestellnummer und eine Kostenstelle in das System eingeben. Dies spart natürlich viel Zeit bei administrativen Maßnahmen für die Finanzverwaltung.
Automatische Beschaffungslinks
Natürlich ist die Beschaffung der physisch gedruckten Marketingprodukte ohne Hersteller nicht vollständig. Wenn ein Druckauftrag in einem Markenportal an einen Hersteller geht, kann dieser Link auch automatisiert werden.
Prindustry bietet Zugang zu einem Online-Druckmarktplatz mit Dutzenden von Druckherstellern in jedem Portal. Sie können natürlich Ihre eigenen Lieferanten hinzufügen, aber Sie können auch ein Portal mit vielen Printmedia-Lieferanten verbinden, die ihre Produkte innerhalb der Prindustry-Plattform anbieten. Eine solche Verbindung bietet die Möglichkeit, ein breites Spektrum zu erreichen. Wir arbeiten mit bekannten Herstellern wie Probo, Control Media, Saxoprint, Inpromo oder Print.com zusammen.
Dieser Marktplatz ist auch für unsere E-Commerce-Webshops von großem Wert. Mit einem Webshop für den Verkauf von Drucksachen können Sie diesen Marktplatz bequem nutzen, um eine breite Palette von White-Label-Drucksachen zu verkaufen und zu kaufen.
