Trend naar inkoopkoppelingen
- Bij bedrijven met meerdere afdelingen of locaties groeit de behoefte om de marketing inkoopprocessen effectiever en digitaal te organiseren.
- Je kunt verregaand automatiseren binnen het inkoopproces van marketingmaterialen: van de inkoopkoppelingen naar drukwerkproducenten tot een geautomatiseerde controle en factuurverwerking van de producten.
- Praktijkvoorbeeld: Smid Media Solutions, kinderopvangorganisatie en Prindustry
Case kinderopvangorganisatie
Met Nicky Smid van Smid Media Solutions hebben we een driehoek partnership die we veel inzetten. Smid is de printmanager die de communicatieproducten verzorgt, wij leveren de software voor de inkoop hiervan en er is een derde partij voor wie we deze disciplines vakkundig verenigen in een bestelplatform voor communicatie. Eén systeem met consistent merkbeheer, geautomatiseerde inkoopverbindingen en kwaliteitsproducten.
In dit voorbeeld is die partij een grote kinderopvangorganisatie met 60 locaties door heel Nederland. Elke locatie heeft bedrijfskleding nodig. De kinderopvangorganisatie wilde de voorraad en het bestellen van deze bedrijfskleding handiger organiseren. Smid stelde onze brandportal voor om alle wensen flexibel te verenigen in een online systeem. Al snel gebruikte de organisatie het niet alleen als bestelsysteem voor bedrijfskleding. Zij gebruiken het nu voor al hun merkcommunicatie. Want naast bedrijfskleding, hebben zij ook vaak posters, flyers of promotieartikelen nodig. Alle 60 locatiemanagers kunnen zelf, in hun eigen portal, deze communicatiematerialen aanpassen binnen templates met vaststaande huisstijl elementen. Zo kan het hoofdkantoor erop vertrouwen dat alle uitingen in dezelfde uitstraling zijn. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld alleen een nieuwe datum invoeren op een uitnodiging voor een open dag of een ander thema invullen op een poster.
Automatisering inkoopprocessen
Dit voorbeeld laat enkele trends op het gebied van automatiseren van het inkoopproces zien. Er is steeds meer behoefte in de markt om alle communicatie-activiteiten effectiever en digitaal te organiseren. Dat geldt zeker voor grote marketingafdelingen die het vaak erg druk hebben en met veel verschillende medewerkers samenwerken, in sommige gevallen zelfs wereldwijd. Zij willen hun communicatiemanagement centraal inrichten met efficiënte en consistente workflows. Automatisering is er om de processen te vereenvoudigen en in te korten.
Dat gebeurt vooral via SaaS: Software as a Service. Deze software hoef je niet zelf te ontwikkelen of aan te schaffen. Je betaalt alleen voor het gebruik hiervan, en dat gebruik je via internet, en het onderhoud ervan, meestal betaal je dat per maand. Voordelen zijn schaalbaarheid, overal toegang hebben tot alle services en automatisch updates van het systeem voorzien krijgen. Met een SaaS brandportal beheert een bedrijf de processen centraal en kunnen de medewerkers decentraal gemakkelijk bestellen.
Automatisering speelt ook een rol in het monitoren van de merkstijl. Een bedrijf met een brandportal met een editor, kan erop vertrouwen dat alle communicatieproducten die nodig zijn of besteld moeten worden, in dezelfde huisstijl gepresenteerd worden. Dat bespaart fouten, maar ook veel tijd. Medewerkers zijn niet meer lang bezig met alles uitzoeken rondom het maken van communicatie-uitingen. En natuurlijk besparen zij ook tijd bij het bestellen hiervan met een geautomatiseerd systeem.
Binnen een geautomatiseerd systeem kunnen verder allerlei systemen met elkaar verbonden worden. Een portal kan een integratie hebben met een editor, maar ook met ERP, boekhoud- of betalingssystemen. Een hele geavanceerde systeemintegratie is een single sign-on. Dit is een maatwerkproduct in de software dat via één inlog toegang geeft tot meerdere systemen.
In één flow inkopen en inboeken
De kinderopvangorganisatie zag vervolgens ook de meerwaarde van andere geautomatiseerde inkoopmogelijkheden. Zo wilden zij de portals verder automatiseren om te verbinden met het uitgavensysteem van ProActive. Dit systeem is er voor het beheer van de geldstromen van elke vestiging. Er moest een connectie komen tussen het bestellen van het communicatieproduct in de brandportal en de automatische controle en factuurverwerking van deze producten in het uitgavensysteem van ProActive. Prindustry heeft daartoe een speciale inkoopconnectie gebouwd die ervoor zorgt dat je in één flow je producten kan inkopen en inboeken.
Vanuit het ProActive uitgavensysteem hebben de locatiemanagers nu toegang tot diverse webwinkels. In de webwinkel van de brandportal kunnen zij hun communicatieproducten bestellen (en opmaken). Vervolgens wordt de geplaatste bestelling via de connectie in het uitgavensysteem van ProActive geïmporteerd. In plaats van de bestelling in elke webshop dus apart af te ronden, gebeurt alles in één centraal systeem. Pas ná een automatisch traject van goedkeuren wordt de bestelling aangeboden bij de webwinkel producent, in dit geval Smid. De interne goedkeuringsprocessen zijn vooraf bepaald en ingesteld. Je kunt in het systeem ook meteen een ordernummer en kostenplaats meegeven. Dit bespaart natuurlijk veel tijd met administratieve handelingen voor de financiële administratie.
Automatische inkoopkoppelingen
Het inkopen van de fysieke drukwerkproducten is natuurlijk niet compleet zonder producenten. Wanneer een drukwerk bestelling in een brandportal naar een producent gaat om gemaakt te worden, kan ook deze koppeling geautomatiseerd worden.
Prindustry biedt bij elke portal toegang tot een Online Print Marktplaats met tientallen drukwerk producenten. Je kunt uiteraard eigen leveranciers toevoegen, maar je kunt de portal dus ook koppelen met grafische leveranciers die hun producten aanbieden binnen het Prindustry platform. Zo’n connectie geeft de kans om een groot assortiment te bereiken. Wij werken met bekende bronproducenten samen als Probo, Drukwerkdeal, Inpromo, Control Media, Ballondrukkerij, Saxoprint of Print.com.
Deze Marktplaats is natuurlijk vooral voor onze e-commerce webshops van grote waarde. Met een open webshop voor de verkoop van drukwerk, kun je handig gebruikmaken van deze Marktplaats om een groot assortiment met drukwerk producten whitelabel te verkopen en inkopen.
