Wie Printmanagement Ihr Leistungsversprechen als Facility-Dienstleister stärkt
Als Facility-Dienstleister sind Sie das zentrale Bindeglied in den Organisationen Ihrer Kunden. Sie kümmern sich um Reinigung, Sicherheit, Catering, Empfang und vieles mehr. Große Unternehmen vergeben diese Dienstleistungen häufig im Rahmen von Ausschreibungen – und der Auftrag geht an den Anbieter, der das umfassendste, effizienteste und innovativste Paket anbietet.
Doch ein Bereich wird dabei oft übersehen: das Management von Druck- und Werbematerialien. Genau hier können Sie sich bei Ausschreibungen und Vertragsverlängerungen klar differenzieren – indem Sie Printmanagement in Ihr Facility-Services-Angebot integrieren.
Die Herausforderungen des Printmanagements in großen Organisationen
In vielen Unternehmen ist das Printmanagement fragmentiert und ineffizient
- Mitarbeiter bestellen Drucksachen mit falschen Spezifikationen
- Es gibt keinen zentralen Überblick über Budgets und Rechnungen
- Die Markenkonsistenz geht verloren, weil jeder eigene Dateien verwendet
- Lieferanten arbeiten isoliert, was zu Verzögerungen und Fehlern führt
Für Unternehmen, die groß sind oder über mehrere Standorte verfügen, werden diese Probleme nur noch größer. Für Facility-Services-Anbieter bedeutet dies eine verpasste Chance, zusätzlichen Mehrwert zu schaffen und sich mit einer integrierten Printmanagement-Lösung zu differenzieren – insbesondere bei Ausschreibungen und Vertragsverlängerungen.
Warum Printmanagement bei Ausschreibungen zählt
Bei einer Ausschreibung entscheidet längst nicht mehr nur der Preis. Faktoren wie Komfort, Effizienz und Digitalisierung spielen eine immer größere Rolle. Große Organisationen erwarten einen einzigen Ansprechpartner, der alle Facility-Prozesse nahtlos koordiniert.
Mit einer Printmanagement-Plattform können Sie klar zeigen, dass Sie:
- Mehrwert über die Standard-Facility-Services hinaus bieten
- Prozesse für den Kunden zentralisieren und vereinfachen
- Kostentransparenz durch zentrales Budgetmanagement schaffen
- Markenkonsistenz sichern, indem Sie CI-konforme Templates nutzen
Wie eine Printmanagement-Plattform in der Praxis funktioniert
Über das Online-Portal können Mitarbeiter Drucksachen und Werbematerialien selbst bestellen – jederzeit innerhalb der definierten Markenrichtlinien und mit einem zentralen Überblick über alle Bestellungen.
Der Ablauf ist einfach:
- Mitarbeiter melden sich über eine benutzerfreundliche Oberfläche an
- Sie wählen das gewünschte Produkt aus und geben variable Daten ein
- Markenvorlagen sichern konsistente Logos, Farben und Schriften
- Bestellungen werden automatisch an bevorzugte Lieferanten weitergeleitet
- Sie behalten die volle Kontrolle über Rechnungen, Budgets und Verträge
Praxisbeispiele für Printmanagement
Immer mehr Organisationen entdecken den Mehrwert von Printmanagement über ein digitales Bestellportal. Hier einige Beispiele:
GGZ Friesland
Über 160 Mitarbeitende aus 11 GGZ-Submarken bestellen ihre Drucksachen direkt über ein webbasiertes Portal. Vordefinierte Templates stellen sicher, dass die Markenidentität jederzeit gewahrt bleibt. Der IT-Partner liefert die Software, während der Facility-Management-Partner als zentraler Ansprechpartner fungiert.
Alcon
Der internationale Hersteller von Kontaktlinsen und Augentropfen stellt allen Optikern in der Benelux-Region Marketingmaterialien über ein Bestellportal zur Verfügung. Im Mittelpunkt standen ein effizientes Bestandsmanagement und die einfache Bedienung – was die Beziehung zu den Partnern deutlich stärkte.
Diese Beispiele zeigen den Mehrwert einer Printmanagement-Plattform für Unternehmen mit mehreren Standorten, Submarken oder Partnernetzwerken – genau das Tätigkeitsfeld vieler Facility-Dienstleister.
Die Zukunft des Facility Managements:
Selfservice und Integration
Die Facility-Management-Branche digitalisiert sich rasant. Denken Sie an Selfservice-Portale für Catering, Apps zur Buchung von Besprechungsräumen oder Dashboards für das Gebäudemanagement. Kunden erwarten zunehmend, Prozesse selbstständig, rund um die Uhr und fehlerfrei steuern zu können. Ein webbasiertes Portal für Printmanagement passt perfekt in diesen Trend. Es integriert sich nahtlos in das Servicepaket des Facility Managements und sorgt dafür, dass auch Kommunikationsprozesse effizient ablaufen.
Darüber hinaus trägt es zu übergeordneten Themen bei, die in Ausschreibungen immer wichtiger werden:
- Nachhaltigkeit – weniger Abfall durch zentrale Steuerung und Standardisierung
- Effizienz – kürzere Durchlaufzeiten und weniger Fehler
- Transparenz – klare Einblicke in Kosten und Nutzung
So zeigen Sie als Facility-Services-Anbieter, dass Sie nicht nur die Basisleistungen liefern, sondern auch die Zukunft im Blick haben.
Was das für den Endkunden bedeutet
Die Ergänzung von Printmanagement zu Ihren Facility Services geht nicht nur um Effizienz für Sie als Anbieter – entscheidend ist die Wirkung für Ihre Endkunden. Sie profitieren sofort von Vorteilen, die weit über den reinen Bestellprozess hinausgehen:
- Professionelles Erscheinungsbild: Alle Materialien entsprechen stets dem Corporate Design.
- Zeitersparnis: Mitarbeitende bestellen selbstständig rund um die Uhr – ohne separate Lieferanten oder Angebote.
- Weniger Fehler: Standardisierte Vorlagen und automatisierte Abläufe reduzieren Korrekturen und Ausschuss.
- Transparenz und Kontrolle: Zentrales Dashboard für Bestellungen, Budgets und Nutzung – mit dem zusätzlichen Vorteil, Nachhaltigkeit gezielt steuern zu können.
Vorteile für Facility Management bei Ausschreibungen und Vertragsverlängerungen
- Umfassenderes Servicepaket – ergänzen Sie Ihre Leistungen um Printmanagement und positionieren Sie sich als ganzheitlicher Lösungsanbieter.
- Stärkeres Angebot in Ausschreibungen – heben Sie sich mit einer End-to-End-Lösung hervor, die über die Basisleistungen hinausgeht.
- Effizienz und Kontrolle – Sie bleiben der zentrale Ansprechpartner für alle Facility-Prozesse, einschließlich Kommunikation.
- Längere Kundenbeziehungen – durch zusätzlichen Mehrwert verlängern Sie Verträge einfacher und nachhaltiger.
- Zukunftssicher – reagieren Sie auf wichtige Trends wie Digitalisierung, Selfservice und Nachhaltigkeit.
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