„Wir haben die vielen Designfragen standardisiert und dadurch viel Zeit gespart.“ Das sagen die Designer von GGZ Friesland in den Niederlanden. Inge Postma und Marco Kuipers automatisierten die Kommunikationsprozesse mit dem Prindustry Brand Portal. Über 160 Mitarbeiter von 11 Untermarken von GGZ Friesland loggen sich täglich ein, um Drucksachen selbst zu gestalten und sofort zu bestellen.

Kunde

GGZ Friesland

Jahr

2021

Techniken

Brand Portal, Editor CHILI publisher

Psychiatrische Betreuung

GGZ Friesland bietet Menschen mit schweren psychiatrischen Problemen professionelle Hilfe an. Sie tun dies mit 1.800 Mitarbeitern, die an Dutzenden von Standorten in der niederländischen Provinz Friesland arbeiten. GGZ Friesland besteht aus verschiedenen Betreuungsarten, die mit eigenen Markennamen untergliedert sind. So gibt es beispielsweise Kinnik für die psychiatrische Versorgung von Kindern und Jugendlichen und Van Andel für die Psychiatrie älterer Menschen.
Insgesamt gibt es 11 Untermarken. Alle diese Einrichtungen müssen kommunizieren. Intern mit den Mitarbeitern und extern mit Patienten, Angehörigen und Zuweisern.
Dies geschieht mit Hilfe von Inge und Marco, die beide seit mehr als 10 Jahren als Designer bei GGZ Friesland tätig sind. „Wir arbeiten an einer Vielzahl von Kommunikationsmaßnahmen. Von Flyern und Mitarbeiterzeitschriften bis hin zu Online-Medien und Messeständen. Das macht unsere Arbeit zu einer schönen Herausforderung!“

Interne Mini-Kommunikationsagentur

Inge und Marco gehören zum Kommunikationsteam von GGZ Friesland, das sie als „eine kleine interne Kommunikationsagentur“ bezeichnen. „Wir machen die gesamte Kommunikation selbst. Das Team besteht aus 11 Mitarbeitern, die alles machen können. Die Fotos, das Design, die Veranstaltungen, den Druck. Wir erstellen mehrere Kampagnen für alle Marken von GGZ Friesland. Einen Großteil der Drucksachen können wir in unserer internen Repro herstellen. Das Besondere daran ist, dass diese Reproabteilung von Klienten ‚betrieben‘ wird, unter der Leitung eines Arbeitsbetreuers. Klienten aus der Tagesbetreuung, die drucken, schneiden, falzen. So schließt sich der interne Kommunikationskreislauf.“

Kreative friesische Kampagnen

Wenn man eine der Kommunikationskampagnen näher betrachtet, fällt Inge sofort die Arbeitsmarktkampagne ein. „Ein Club von Kollegen fährt demnächst zu einem Psychiatriekongress in Veldhoven. Dort wollen wir neue Kollegen anwerben. Wir haben dann die Freiheit, die Kampagne selbst zu gestalten. Die Corporate Identity ist natürlich das Leitmotiv, aber wir können unsere kreative Note einbringen. Natürlich wollen wir, dass Friesland dann heraussticht, weil der Kongress in einer anderen Region stattfindet. Für den Messestand haben wir ein Segelboot entworfen, an dem die Besucher die Segel hissen können.“

Überflutet mit Kommunikationsfragen

Das Kommunikationsteam ist heute in der Lage, Kommunikationsfragen schneller zu beantworten, indem es Drucksachen im eigenen Webshop standardisiert. Inge verdeutlicht: „Als Kommunikationsabteilung wurden wir immer mit Fragen aus allen Standorten bombardiert. Zum Beispiel brauchten alle ständig neue Visitenkarten. Jedes Mal kamen sie deswegen zu uns. Das hat viel Zeit gekostet. Also haben wir uns nach und nach überlegt, wie wir solche Kommunikationsfragen standardisieren können. Wir wollten eine Lösung für alle Marken von GGZ Friesland. Ein internes Bestellportal für Drucksachen inklusive der Sicherstellung einer einheitlichen Corporate Identity.“

Standardisierung mit dem Markenportal

„So sind wir bei Prindustry für ein Brand Portal gelandet“, erzählt Kollege Marco weiter. „Wir nutzen dieses Brand Portal als Bestellportal für alle Drucksachen, für verschiedene Benutzer und mit Corporate Identity Vorlagen pro Produkt und Marke. Wenn man sich in das Brand Portal einloggt, stehen fertige Produkte zur Verfügung, die man pro Marke bestellen kann. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter nicht erst alle Druckoptionen selbst auswählen muss, sondern dass Entscheidungen wie die richtige Papiersorte oder das richtige Format bereits vorgewählt sind. Auf diese Weise ist die Konsistenz immer gegeben. Bei einigen Produkten werden die Standortinformationen automatisch eingegeben, z. B. bei Briefpapier. Für andere Produkte stehen Vorlagen bereit, in denen einige Variablen angepasst werden können, wie bei den Visitenkarten. Die Standardaufträge gehen an unsere eigene Repro oder extern an eine Druckerei. Die Aufträge für unsere Repro gehen automatisch durch, aber die Aufträge an externe Lieferanten haben wir auf manuelle Bearbeitung eingestellt, damit wir die Dateien vorher prüfen können.“

Das Brand Portal in Aktion

Das Markenportal wird von etwa 160 Benutzern genutzt. „Theoretisch kann nun jeder Mitarbeiter selbst Drucksachen bestellen. In der Praxis muss dies jedoch mit der Erlaubnis des Managers geschehen. Besonders viele der Assistenten der Geschäftsführung nutzen das Portal. Sie sind es, die mit der Bestellung von neuem Briefpapier, Umschlägen, Prospekten oder Visitenkarten beauftragt werden.“
Inge fügt hinzu: „Am Anfang gab es einige Fragen zum Markenportal, aber jetzt sind alle ziemlich gut damit vertraut. Sie sind sehr zufrieden damit. Es sieht auch gut aus. Es ist sehr schön, alles von einer Plattform aus steuern zu können. Vermissen die Leute etwas? Dann fügen wir es hinzu! Wir aktualisieren das Portal regelmäßig, zum Beispiel mit neuen Flyern oder angepassten Prospekten.“
„Das Markenportal spart uns eine Menge Zeit und Arbeit“, fährt Marco fort. „Wir müssen jetzt nicht mehr alles manuell machen. Die Vorlagen sind ideal für die Mitarbeiter, um eigene Anpassungen vorzunehmen, ohne die Corporate Identity zu verlieren.“

Weihnachtskarten auch im Online-Prozess

Im Markenportal wurden auch einige saisonale Aktivitäten organisiert. Wie zum Beispiel die Gestaltung von Weihnachtskarten im geschäftigen Monat Dezember. Inge: „Früher wurden wir von jeder Abteilung separat gefragt, ob wir Karten entwerfen, schreiben und versenden können. Jetzt haben wir dies über die Webshop-Umgebung eingerichtet. Die Mitarbeiter können Vorlagen verwenden, um Designs auszuwählen und Texte anzupassen. Die Karten gehen bei unserer eigenen Repro in Produktion und werden sofort verschickt.“

Neue Pläne mit Flyer-Vorlagen

Mit neuen Kommunikationsplänen ist das Duo noch lange nicht am Ende. „Im Markenportal wollen wir in Zukunft die Vorlagenmöglichkeiten erweitern. Das heißt, wir werden mehrere Flyer-Designs im Corporate Style der jeweiligen Marke zur Verfügung stellen. Mit diesen Vorlagen wollen wir dann Produkte wie Flyer selbst erstellen lassen. Es gibt bereits einige fertige Entwürfe, aber wir wollen noch viele weitere, bevor wir das in die Praxis umsetzen.“
Es ist auch geplant, der Repro einen eigenen Webshop für den Druck zu geben, wenn sie anfangen, mit mehr externen Kunden zu arbeiten. „Dann werden wir auch kommerziell mit einem Bestellportal arbeiten. Ein großer neuer Schritt für und mit dem repro-Team!“

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