Die Stadt Antwerpen hat als Aufgabe die Bewohner, Studenten, Unternehmer und Besucher gut zu informieren über städtische Angelegenheiten. Druckwerk ist ein essentieller Teil dieser Kommunikation. “Beim Einkauf von Druckwerk durch verschiedene städtische Instanzen von Antwerpen, gerät man in ein komplexes Netz mit Kaufrechten und Produktvariationen”, erzählt Joris Heirbaut, Direktor Media und Kommunikation bei der Stadt Antwerpen. “Wir wollten diese Faktoren in einer digitalen Plattform flexibler verbinden. Prindustry war die beste Partei um diese online Lösung für uns zu gestalten.”
Klient
Stadt Antwerpen
Jahr
2018 bis heute
Techniken
Brand Portal
Verbindung mit CHILI Publish, SAP, Druckproduzenten
Komplexe Beschaffungsgesetze
Die Stadt Antwerpen hat ihre Kommunikation dezentral organisiert. Es sind ungefähr 120 städtische Instanzen, die alle mit einer Zielgruppe kommunizieren. Dies sind beispielsweise Feuerwehr, Polizei, städtisches Schulsystem, Museen, Bibliotheken oder soziale Dienstleistungszentren. Sie haben unterschiedliche Wünsche für Printkommunikation. “Dabei sind sie an komplexe Forderungen unterworfen”, sagt Joris. “Diese Instanzen sind verbunden an Kaufrechte. Die Bürger sind nämlich diejenigen die mit ihrem Steuergeld die Ausgaben der Stadt bezahlen. Darum ist es notwendig für uns, die wirtschaftlich vorteilhafteste Lieferanten zu selektieren. Dies sind Parteien die schnell produzieren Maßarbeit und Qualität liefern. Das macht das Einkaufen von Druckwerk nicht einfach.”
Abkehr vom starren Druckbeschaffungsprozess
Das Einkaufen von Druckwerk folgte jahrelang immer dem gleichen statischen Verfahren. “Der Rahmenvertrag, der mit den Printlieferanten vereinbart wurde, hatte immer die gleichen Merkmale. Sie hatten eine bestimmte juridische Beschaffungsform und enthielten Absprachen für Standard Produkte zu einem bestimmten Preis. Dies wurde dann für drei oder vier Jahre festgelegt. Wir wollten dieses Verfahren flexibler gestalten. Preise können beispielsweise sinken. Auch gab es in der Praxis regelmäßig eine abweichende Drucknachfrage. Die alten Rahmenverträge waren nicht flexibel. Die Instanzen mussten selber nach anderen Parteien suchen. Das kostet Zeit. Als staatliche Instanz müssen wir so effizient und integer wie möglich einkaufen.”
Der Plan für ein dynamisches Einkaufsmodell
Es musste eine neue Arbeitsweise gefunden werden. Die Stadt Antwerpen wollte alle Optionen und Forderungen betreffend das Bestellen von Druckwerk dynamischer gestalten. Joris schlug einen neuen Plan vor um dies zu erreichen. “Der erste Schritt war das Selektieren von geeigneten Druckern und Printprodukten. Mit diesen Partnern trafen wir flexible Absprachen in den Beschaffungsformen. Bei diesen neuen Verträgen ist es möglich, dass die Drucker jedes halbe Jahr ihre Preise und Produkte aktualisieren. Wir wollten dann den Einkauf von der IT-Lösung trennen. Das flexible Modell von Angebot und Nachfrage musste in einen automatisierten Workflow umgesetzt werden. Das sollte nicht nur ein Webshop mit Druckprodukten sein. Ziel war eine Online-Lösung mit einer flexiblen Hülle, in der alle Behörden, Produkte und Lieferanten gebündelt sind und die kontinuierlich geändert werden kann.“
Eine flexible Plattform zum Bestellen und Bearbeiten
Prindustry schien die geeignetste Partei für das Entwickeln dieser Plattform zu sein. “Es war ideal. Prindustry hat mit dem Verbinden von Partnern in einem Webportal mit einem zentralen Einkauf- und Bestellsystem Erfahrung. Von der Stadt Antwerpen sind Brand Portals entwickelt für unsere städtische Instanzen. Jede Instanz bestellt Produkte nach ihrem eigenen Corporate Identity. Prindustry hat alle Optionen für Drucksache und Freiberufler darin festgelegt. Es ist eine völlig automatisierte Lösung für das Anfragen einer Offerte, das Bestellen von Produkten, das Platzieren von Bestellungen und das Fakturieren. Es ist außergewöhnlich, dass Prindustry auch der Finanzfluss mit SAP integrieren konnte. SAP ist ein spezifisches Budgetierungssystem. Es hat eine komplizierte finanzielle Planung von Produktcodes und Budgetlinien. SAP ist über eine API Verbindung an den Portalen gekoppelt. Diese Verbindung funktioniert sehr gut.”
Gute Erfahrungen mit Markenportalen
Innerhalb drei Monaten war die ganze Plattform mit Brand Portals ab Januar 2018 einsatzfähig. “Es sind in kurzer Zeit mehr als 800 Bestellungen über das Portal geliefert worden. Alles scheint gut zu gehen. Wir sind sehr zufrieden. Die verschiedenen Instanzen finden es eine sehr praktische Arbeitsweise. Es erspart ihnen viel Zeit. Im Backoffice läuft auch alles rund. Die Bestellungen verlaufen automatisch. Visuell sieht es auch gut aus. Das Portal wird sich stets weiter entwickeln. Wir fügen neue Templates hinzu für alle interne Kunden. Momentan sind schon Templates für Visitenkarten und Bewohner Briefe verfügbar.”
Außergewöhnliche Druckmanagementstrategie
Mit dieser Plattform von Prindustry ist die Stadt Antwerpen heutzutage fähig, das Einkaufen von Druckwerk schnell und flexibel digital zu regeln. “Das sorgt dafür, dass wir die Kommunikation zum richtigen Moment bei der Zielgruppe liefern können”, schließt Joris ab. “In unserer Mediastrategie wird Printkommunikation immer eine Rolle spielen. Nicht-digitale Bürger möchten wir auch informieren und begeistern. Auch bei großen oder kleinen Event-Kampagnen ist Outdoor Druckwerk essentiell. Dieses Printmanagement haben wir auch online gut gestaltet. Fantastisch wie Prindustry das für uns gemacht hat!”
Möchten Sie mehr Informationen?
Wir möchten Ihnen gerne mehr über die Brand Portal Software von Prindustry erzählen. Ein Brand Portal ist eine All-in-One-Kommunikationsplattform mit einem Webshop. Sehr nützlich für Behörden mit mehreren Abteilungen oder Agenturen.
Bitte füllen Sie unser Kontaktformular aus, und wir werden uns bald mit Ihnen (online) treffen!
