Grafische Auftragsverwaltung

Prindustry hat den Prozess der grafischen Auftragsverwaltung in ein dynamisches Auftragssystem umgewandelt. Dieses System gibt es für eigene Produkte und für die Sortimente von Druckproduzenten wie Probo und Print.com. Das Backend dieses Auftragsverwaltungssystems ist das Herzstück der Prindustry-Plattform.

Dieses Backend kann nahtlos mit einem Frontend oder einer Storefront verknüpft werden, wo Kunden in einer benutzerfreundlichen Webshop-Umgebung Bestellungen aufgeben können, beispielsweise über einen WhiteLabelShop oder das Brand Portal,

Erfahren Sie hier mehr über die Order Manager Module.

Erstellen Sie Angebote ganz einfach im Verwaltungssystem. Wählen Sie beim Erstellen eines Angebots die folgenden Optionen aus:

• für welchen Kunden
• für welche Produkte
• aus dem eigenen Sortiment oder von externen Lieferanten

Das Angebot geht dem Kunden mit einer E-Mail zu. In dieser Mailvorlage können Sie Texte anpassen und personalisieren.

Das Angebot wird erst dann zu einem Auftrag, wenn der Kunde es angenommen hat.

Der Kunde erhält das Angebot in seinem Kundenkonto:

• Er muss sich einloggen, um das Angebot anzunehmen oder abzulehnen.
• Wenn er das Angebot annimmt, wandert es in seinen Einkaufswagen.

Ein maßgeschneidertes Werkzeug ist die dynamische Angebotsabgabe. Ein Benutzer gibt über die Plattform Angebote bei mehreren Herstellern ab. Dieser Prozess ist vollständig automatisiert.

Ein Benutzer gibt eine Angebotsanfrage für ein grafisches Produkt in das System ein. Mehrere angeschlossene Hersteller können darauf reagieren. Sie können das Angebot ändern, Alternativen anbieten und es annehmen. Der Kunde wählt ein Angebot aus, woraufhin die übrigen Anbieter automatisch abgemeldet werden. Der Auftrag wird dann sofort sowohl an den Kunden als auch an den ausgewählten Partner weitergeleitet.

Als Administrator der Prindustry-Software haben Sie Zugang zu einem Auftragsverwaltungssystem. Sie erstellen Aufträge, indem Sie ein grafisches Produkt (Druck) oder eine Dienstleistung (z.B. DTP-Arbeiten) auswählen.

In der Regel handelt es sich um einen Auftrag für ein grafisches Produkt. Sie wählen aus:

• ein oder mehrere Produkte pro Auftrag
• Produkte aus dem eigenen Sortiment oder von externen Lieferanten
• für welche(n) Kunden (bestehende oder neue)

Eine Produktbestellung ist frei editierbar. Nach dem Anlegen der Bestellung senden Sie die Auftragsbestätigung an den Kunden. Wiederkehrende Bestellungen lassen sich einfach aus der Bestellhistorie generieren.

Der gesamte Auftragsprozess kann automatisiert werden, je nach den von Ihnen gewählten Einstellungen. Sie können auch für jeden Produzenten, den Sie beauftragen, andere Einstellungen wählen. Zum Beispiel:

• Bei Produzent1 wird der Auftrag automatisch weitergeleitet.
• Bei Produzent2 wird der Auftrag erst nach einer Stunde übermittelt und Sie sehen ihn zuerst manuell an, falls Sie Änderungen vornehmen möchten.

Wenn Sie die Bestellung an einen externen Lieferanten auslagern, bearbeitet der Produzent die Bestellung und sendet sie (als White Label) an (Sie oder) den Kunden.

Die Plattform behält den Überblick über die verfügbaren Bestände bestimmter Produkte:

1. Der Kunde sieht, wie viel von dem Produkt vorrätig ist.
2. Die Menge wird weitergeleitet und abgebucht.
3. Der Lieferant macht sich an die Arbeit.
4. Aktualisierungen des Lieferanten über neue Bestände werden automatisch verarbeitet.

Es können verschiedene Produkte auf Lager gehalten werden. Schreibwaren, Stifte, POS-Material.

Jedes Prindustry-Webportal ist mit ParcelPro, einem Multi-Carrier-Versandsystem, verknüpfbar, um Bestellungen mit mehreren Transporteuren wie DHL und PostNL zu versenden.

• Sie legen fest, welchen Transporteur Sie pro Bestellung verwenden möchten.
• Versenden Sie die Produkte selbst? Dann erstellen Sie Versandetiketten ganz einfach aus dem Verwaltungssystem.

Natürlich sind alle Einstellungen auch automatisch anpassbar.

Sobald Sie eine Bestellung abgeschlossen haben, kann (automatisch) eine Rechnung erstellt werden. Die Rechnung wird an den Kunden weitergeleitet. Das System kann Rechnungsauszüge auf verschiedene Weise weiterleiten:

• Ein Export der Rechnungen geht an die Buchhaltungsumgebung.
• Der Export wird sofort in das Buchhaltungssystem eingegeben.
• Die Rechnungsstellung erfolgt nicht aus dem Prindustry-System, sondern direkt aus dem Buchhaltungsprogramm und die Rechnungen werden von dort versandt.

Die Prindustry-Software verfügt über Schnittstellen zu verschiedenen Buchhaltungsprogrammen, wie SAP, Afas, Twinfield, Gripp, Exact oder King. Bei Systemen wie SAP können auch Autorisierungsregeln für einen Genehmigungsfluss eingerichtet werden.

Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Kundenkonten anzulegen, jedes mit eigenen Rollen und Berechtigungen. Zum Beispiel Einstellungen für individuelle Rabatte oder bestimmte Produktbereiche für einen Benutzer.

Separate Login-Konten sind sowohl für einzelne Besteller als auch für Kundengruppen mit mehreren Kunden/Benutzern möglich.

1. Kunde meldet sich an / Kunde geht zum Webshop.
2. Der Kunde wählt ein Produkt aus.
   Dieser Auswahlprozess umfasst alle Druckspezifikationen für jedes Produkt, wie z. B. Formate, Größen, Mengen und Preiskalkulationen.
   Dies gilt für alle Druckprodukte aller verfügbaren Sortimente.
3. Es folgt die Dateiprüfung.
4. Der Kunde kann das Produkt mit Daten personalisieren.
5. Kunde lädt persönliche Daten in Dokument hoch.
6. Kunde bestätigt und bezahlt die Bestellung.
7. Der Kauf geht an die Bestellumgebung.
   Der Administrator bestimmt, an wen der Auftrag weitergegeben wird (automatisch): siehe die Bestellschritte am Anfang dieses Artikels!