Grafisch Orderbeheer

Als een beheerder van Prindustry software heb je toegang tot een orderbeheersysteem. Je maakt orders aan, met hierbij de keuze voor een grafisch product (drukwerk) of dienst (vb. DTP werk).

Meestal gaat het om een order voor een grafisch product. Daarbij selecteer je:

• één of meerdere producten per order
• producten uit eigen assortiment of externe leveranciers
• voor welke klant(en) (bestaand of nieuw)

Een productorder is vrij aan te passen. Na het aanmaken van de order, verstuur je de bestelbevestiging naar de klant. Herhalingsorders zijn makkelijk aan te maken vanuit de bestelhistorie.

Bij het doorzetten van een order kun je ervoor kiezen naar wie de order gaat:

• Eigen productie
• Externe leveranciers, zoals de gekoppelde producten in de Prindustry Marktplaats als Probo, Print.com, Control Media. De orders gaan door per:
  • API koppeling
  • FTP: Jobticket wordt op de FTP geplaatst of het productiebestand wordt op de FTP van de leverancier geplaatst.
  • Mail: Leverancier ontvangt een bestelbevestiging met ordertable.

Het hele bestelproces kan worden geautomatiseerd, afhankelijk van de instellingen die je kiest. Je kunt ook verschillende instellingen kiezen voor elke producent aan wie je uitbesteedt. Bijvoorbeeld:

• bij Producent1 wordt de order automatisch doorgestuurd.
• bij Producent2 wordt de order pas na 1 uur doorgezet en kijk je er eerst handmatig naar voor het geval je wijzigingen wilt aanbrengen.

Bij het uitbesteden van de order aan een externe leverancier, verwerkt en verstuurt de producent de bestelling (whitelabel) naar (jou of) de klant.

Elk Prindustry webportaal is te koppelen met ParcelPro, een multi-carrier verzendsysteem om orders te versturen met meerdere vervoerders zoals DHL en PostNL.

• Je stelt per bestelling in welke vervoerder je wilt gebruiken.
• Verzend je de producten zelf? Dan genereer je eenvoudig verzendlabels vanuit het beheersysteem.

Uiteraard zijn ook hier alle instellingen automatisch in te regelen.

Zodra je een order gereed hebt gemeld, kan er (automatisch) een factuur aangemaakt worden. De factuur gaat door naar de klant. Het systeem kan op diverse manieren factuuroverzichten doorzetten:

• Een export van facturen gaat naar de boekhoudomgeving.
• De export wordt meteen ingeschoten in het boekhoudsysteem.
• Er wordt niet gefactureerd vanuit het Prindustry systeem, maar direct vanuit het boekhoudprogramma en daarvanuit worden de facturen verstuurd.

De Prindustry software koppelt met diverse boekhoudprogramma’s, zoals SAP, Afas, Twinfield, Gripp, Exact of King. Met systemen als die van SAP zijn er ook autorisatieregels in te stellen voor een goedkeuringsflow.

Maak gemakkelijk offertes aan in het beheersysteem. Selecteer de volgende keuzes bij het maken van een offerte:

• voor welke klant
• voor welke producten
• uit het eigen assortiment of van externe leveranciers

De offerte gaat met een mail naar de klant. In deze mailtemplate kun je teksten aanpassen en personaliseren.

De offerte wordt pas een order wanneer de klant de order geaccepteerd heeft.

De klant krijgt de offerte in zijn klantaccount:

• Hij moet inloggen om de offerte te accorderen of af te wijzen.
• De offerte gaat bij acceptatie door naar zijn winkelwagen.

Een maatwerk module is dynamisch offreren. Een klant kan dan offertes uitzetten bij meerdere aangesloten partners. Dat kan via dit orderverwerkingssysteem volledig geautomatiseerd plaatsvinden.

Een gebruiker doet een offerteaanvraag voor drukwerk en de afdeling inkoop kan geheel geautomatiseerd het offerteproces opstarten. De grafische partners kunnen reageren en de offerte eventueel aanpassen op productopties die wel of niet mogelijk zijn en alternatieven aanbieden. De instantie kiest voor één offerte en de andere geoffreerde partners worden automatisch afgemeld. De bestelling wordt automatisch doorgegeven aan de gebruiker en de geselecteerde partner.

Het platform houdt de beschikbare voorraad van bepaalde producten bij:

1. De klant ziet hoeveel er van het product op voorraad is.
2. Aantal wordt doorgestuurd en afgeboekt.
3. Leverancier gaat ermee aan de slag.
4. Updates vanuit de leverancier over de nieuwe voorraad worden automatisch verwerkt.

Er zijn diverse producten op voorraad te houden. Briefpapier, pennen, POS materiaal.

Je kunt diverse klantaccounts aanmaken met elk hun eigen rollen en rechten. Denk bijvoorbeeld instellingen voor individuele kortingen of specifieke productassortimenten voor een gebruiker.

Er zijn losse inlogaccounts mogelijk voor individuele bestellers, maar ook klantgroepen met meerdere klanten/gebruikers.

1. Klant logt in / klant gaat naar webshop.
2. Klant selecteert product.
   In dit selectieproces zijn voor elk product alle specificaties voor het bedrukken verwerkt, zoals de formaten, afmetingen, staffel- en prijsberekeningen.
   Dit geldt voor alle drukwerk producten van alle beschikbare assortimenten.
3. Er volgt bestandscontrole.
4. Klant kan het product personaliseren met gegevens.
5. Klant uploadt persoonsgegevens in document.
6. Klant bevestigt en betaalt de bestelling.
7. Bestelling gaat door naar de orderomgeving.
   De beheerder bepaalt naar wie de order (geautomatiseerd) doorgaat: zie de orderstappen aan het begin van dit artikel!