Ein webbasiertes Bestellsystem für Bildungseinrichtungen und öffentliche Ausschreibungen
In Schulen, Hochschulen und Bildungseinrichtungen fallen täglich Druckaufträge an: Von Lehrmaterialien über Informationsbroschüren bis hin zu Beschilderung und Werbemitteln. Diese Druckprodukte müssen nicht nur gestaltet und bestellt, sondern auch korrekt, rechtzeitig und an unterschiedliche Standorte geliefert werden.
Viele Bildungseinrichtungen entscheiden sich deshalb für ein zentrales, digitales Bestellsystem zur Abwicklung ihrer Druckprozesse. Insbesondere bei öffentlichen Ausschreibungen (z. B. nach UVgO oder VOB/A) wird eine solche Lösung zunehmend gefordert – als Teil einer umfassenden Beschaffungsstrategie.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ein webbasiertes Druckportal funktioniert und wie es Ihnen hilft, Prozesse zu standardisieren, Fehlerquellen zu reduzieren und alle Aufträge DSGVO-konform zu verwalten.
Was ist ein webbasiertes Druckportal?
Ein webbasiertes Bestellportal ist eine zentrale Online-Plattform, über die Mitarbeitende Druckaufträge erstellen, personalisieren und direkt an angebundene Druckdienstleister übermitteln können. Das System unterstützt standardisierte Vorlagen im Corporate Design und lässt sich an bestehende Strukturen (z. B. Kostenstellen oder Benutzergruppen) anpassen. Auf Wunsch lassen sich auch mehrere Dienstleister einbinden, etwa im Rahmen einer Rahmenvereinbarung oder einer Ausschreibung. Angebote können automatisiert verglichen und ausgewählt werden. Die Bestellung erfolgt dann direkt aus dem System – nachvollziehbar und revisionssicher.
Vorteile für Bildungseinrichtungen
Viele Institutionen im Bildungsbereich arbeiten noch mit manuellen Abläufen: E-Mails, Tabellen, unklare Freigaben. Ein digitales Druckportal ersetzt diese Einzellösungen durch einen strukturierten, automatisierten Workflow.
Lehrkräfte, Verwaltung oder Kommunikationsteams können ihre Materialien selbstständig bestellen, während eine zentrale Verwaltung die Budgetkontrolle und Rechtevergabe behält.
Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch Fehler und verbessert die Nachvollziehbarkeit der Prozesse.
Funktionalitäten im Überblick
- Benutzerfreundliche Weboberfläche mit Single Sign-On (SSO)
- Rollenbasiertes Rechtemanagement pro Abteilung oder Standort
- Vorlagen-Management für CI-konforme Gestaltung
- Automatische Weiterleitung von Aufträgen an Lieferanten
- Integration mit ERP-, Finanz- oder Buchungssystemen
- Budgetverwaltung per Benutzer oder Organisationseinheit
- DSGVO-konform, ISO 27001 zertifiziert, EU-Hosting
Ausschreibungs- und Beschaffungskompatibel
Das Prindustry-System ist optimal geeignet für den Einsatz im öffentlichen Beschaffungswesen. Die Plattform unterstützt Anforderungen aus Leistungsverzeichnissen, Rahmenvereinbarungen und standardisierten Vergabeverfahren.
Sie profitieren von:
- modularer SaaS-Lösung mit kontinuierlichem Support
- automatisierter Angebotsvergabe an Druckpartner
- transparentem Reporting und zentralem Management
- hoher Anpassbarkeit an die Struktur Ihrer Einrichtung
Praxisnah: Angebotsmodul
Mit dem Angebotsmodul können Nutzer Angebote bei mehreren Lieferanten gleichzeitig anfragen. Nach Auswahl eines Anbieters wird der Auftrag direkt übermittelt. Ideal für Einrichtungen mit mehreren Vertragspartnern.
Praxisnah: Lieferantenwahl
In der integrierten Lieferanten-Marktplatz-Funktion können Sie Ihre eigenen Dienstleister gemäß Ausschreibung direkt anbinden. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Lieferantenwahl – bei maximaler Effizienz.
Interesse? Jetzt unverbindlich beraten lassen
Sie möchten Ihre Druckprozesse zentralisieren, automatisieren und für kommende Vergabeverfahren vorbereiten? Oder eine Plattform in Ihre bestehende Struktur integrieren?
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