Warum ein standardisierter Druckprozess
für Behörden unverzichtbar ist
Viele öffentliche Einrichtungen kämpfen mit einem unübersichtlichen und ineffizienten Beschaffungsprozess für Drucksachen. Jede Abteilung bestellt auf ihre eigene Art – das führt zu Mehrkosten, Inkonsistenzen im Design und fehlender Kontrolle.
Ein standardisierter Bestellprozess über ein zentrales Web2Print-Portal bringt Ordnung, Effizienz und Übersicht – von Flyern über Briefpapier bis zu Kampagnenmaterialien.
1. Aktuellen Bestellprozess erfassen
In vielen Behörden fehlt ein zentrales Überblickssystem. Bestellungen erfolgen ad hoc und basieren oft auf individuellen Vorlieben. Der erste Schritt zur Optimierung ist die Analyse des Status quo und die Umwandlung in einen automatisierten Workflow mit klar definierten Rollen. Ziel ist nicht nur eine Liste von Produkten in einem Online-Shop, sondern ein durchdachter Prozess, der sich an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpasst.
2. Zentrales Portal wählen
Ein Web2Print-Portal zentralisiert und automatisiert den gesamten Bestellprozess für Drucksachen. Es ist unabhängig von Lieferanten einsetzbar und erfüllt alle Anforderungen an: Datensicherheit und DSGVO-Konformität, Single Sign-On, Anbindung an Finanz- und Verwaltungssysteme, individuell anpassbare Templates, automatisierte Auftragsabwicklung. Alle Mitarbeitenden haben Zugriff, die Verwaltung bleibt in Händen von z.?B. Kommunikation oder Einkauf.
3. Templates und Rechte festlegen
Im Web2Print-Portal bearbeiten Nutzer nur, was nötig ist. Farben, Logos und Schriftarten sind im Corporate Design verankert. Über Rollen und Rechte wird genau gesteuert, wer was sehen, ändern oder freigeben darf. Jeder Nutzerin erhält ein eigenes Login mit zugewiesenen Berechtigungen – für klare Zuständigkeiten und markenkonforme Ergebnisse.
4. Systeme integrieren
Durch Schnittstellen zu ERP-, Budget- oder Rechnungs-Tools entsteht ein durchgängiger Prozess. Budgets und Bestellungen sind jederzeit nachvollziehbar. Wenn Sie mit Rahmenverträgen oder Ausschreibungspartnern arbeiten, können diese gezielt mit dem Portal verknüpft werden.
5. Direkt bei Lieferanten bestellen
Ein großer Vorteil: Das Portal verbindet sich direkt mit den ausgewählten Druckdienstleistern. Diese sind oft bereits vertraglich gebunden – z.?B. durch Rahmenverträge. Produkte können einfach personalisiert und automatisch zur Produktion weitergeleitet werden – ohne manuelle Zwischenschritte. Das spart Zeit, senkt Fehlerquellen und sorgt für Compliance.
Praxisbeispiele
Stadt Den Haag
Den Haag nutzt das Prindustry Web2Print-Portal zur zentralen Steuerung aller Printkommunikation. Mitarbeiter gestalten und bestellen Materialien direkt über vordefinierte Templates im eigenen Portal. Dank Print-on-Demand wird nur gedruckt, was wirklich gebraucht wird – nachhaltig, effizient und stets CI-konform.
Stadt Antwerpen
Antwerpen bündelte mit dem Prindustry-Portal den gesamten Druckprozess aller städtischen Abteilungen. “Früher war das ein komplexes Zusammenspiel aus Ausschreibungsregeln und Produktvarianten,” erklärt Joris Heirbaut, Direktor Medien und Kommunikation. “Jetzt läuft alles über ein zentrales, flexibles System.”
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