Die Stadt Den Haag macht Printprodukte mit dem Prindustry-Markenportal zugänglich und nachhaltig

Die Multimedia-Abteilung der Stadt Den Haag unterstützt alle städtischen Dienste bei der Gestaltung und Produktion von Kommunikationsmaterialien – von Plakaten und Bewohnerbriefen bis hin zu Strategiepapiere und Kampagneninhalten.
Peter Smit bringt jahrzehntelange Erfahrung mit – er begann 1988 in der städtischen Druckerei. „Wir sind die Kreativen im politischen Netzwerk der Stadtverwaltung. Wir übersetzen jede Botschaft in starke visuelle Materialien. Es ist fantastische Arbeit! Das Schönste ist, wenn man die eigenen Plakate auf der Straße sieht oder die eigene Kampagne in einer Kneipe entdeckt. Während der Corona-Zeit haben wir ein Plakat entworfen, um dem Pflegepersonal zu danken – eines der bedeutungsvollsten Werke, die ich je im Stadtbild gesehen habe.“

Die Multimedia-Abteilung ist vollständig für die gesamte Offline-Kommunikation der Stadtverwaltung zuständig. Mit einem Team von sieben Designern und sieben Kundenbetreuern sorgt sie dafür, dass jede Botschaft schnell, professionell und markenkonform umgesetzt wird. „Am liebsten schon gestern“, lacht Peter. Barrierefreiheit steht im Mittelpunkt aller Kommunikationsmaßnahmen: Die Informationen sollen für alle Einwohner*innen von Den Haag verständlich und zugänglich sein. Deshalb bleibt Print ein unverzichtbarer Kanal. „Nicht jeder besitzt einen Computer. Wir verschicken noch immer viele Flyer und Bewohnerbriefe, um sicherzustellen, dass wirklich alle gut informiert sind.“

Angesichts der Vielzahl an Kommunikationsmaterialien, die eine Stadtverwaltung benötigt, ist ein optimierter Bestell- und Gestaltungsprozess unerlässlich. Die Stadt Den Haag nutzte bereits ein Markenportal, stieß jedoch an funktionale Grenzen. Es bestand der Wunsch nach einem benutzerfreundlicheren System, das sich leichter an neue Anforderungen anpassen lässt. Mit dem neuen Markenportal von Prindustry können Mitarbeitende Drucksachen selbstständig innerhalb vordefinierter Markenvorlagen bearbeiten und direkt an den internen Druckservice weiterleiten. Peter erklärt: „Die neue Umgebung ist intuitiver, schneller und besser für die Weiterentwicklung gerüstet. Sie dient nicht nur der Gestaltung von Produkten – sie lässt sich auch mit verschiedenen Lieferanten verbinden und in andere Softwaresysteme integrieren.“

Bestellseite für Plakate

Mitarbeitende können sich ganz einfach per Single Sign-On einloggen und erhalten Zugriff auf eine Übersicht verfügbarer Printprodukte – etwa Berichtsmappen, Visitenkarten, Broschüren, Flyer oder Namensschilder. Diese Materialien lassen sich direkt im Design-Editor des Portals mithilfe von Vorlagen individuell anpassen. „Die Vorlagen sind mit unseren festen Markenelementen vorkonfiguriert“, erklärt Peter. „So ist zum Beispiel die Logogröße immer korrekt und neue Texte werden automatisch an der richtigen Stelle eingefügt. Sobald das Design fertig ist, kann die Bestellung mit nur einem Klick an unseren internen Druckservice übermittelt werden.“

Ein weiteres Modul innerhalb der Plattform konzentriert sich auf Print-on-Demand. „Das bedeutet, es wird erst dann gedruckt, wenn tatsächlich Bedarf besteht“, erklärt Peter. „Zum Beispiel ein kleiner Stapel neuer Broschüren für den Empfang oder neue Flyer zum Verteilen. Früher haben wir große Mengen auf einmal produziert, mussten aber oft vieles wegwerfen, weil sich zwischenzeitlich etwas geändert hatte. Heute vermeiden wir Verschwendung und arbeiten deutlich effizienter und nachhaltiger.“

Die Einführung eines IT-Projekts innerhalb einer öffentlichen Verwaltung erfordert besondere Sorgfalt. „Es gibt viele strenge Sicherheitsanforderungen – sowohl für uns als auch für den Softwarepartner. Die Zusammenarbeit mit Prindustry war in dieser Hinsicht besonders angenehm. Sie konnten nachweisen, dass ihre Plattform allen Sicherheitsstandards entspricht – und dabei trotzdem benutzerfreundlich bleibt. Außerdem spart sie Zeit und Kosten. Man glaubt gar nicht, wie oft unser Team früher wegen neuer Visitenkarten angefragt wurde. Jetzt können die Mitarbeitenden das selbst erledigen – schnell und einfach – mit der Vorlage im Markenportal. Ich freue mich darauf, das Portal in den kommenden Jahren mit weiteren Funktionen auszubauen!“