Wie Printmanager einen ständigen Strom kleiner Aufträge skalierbar machen
Viele Printmanager unterstützen Unternehmen mit mehreren Standorten und wiederkehrenden Kommunikationsanforderungen. Sie liefern nicht nur Drucksachen, sondern steuern den gesamten Printmanagementprozess — von der Anfrage und Gestaltung bis hin zu Produktion und Lieferung.
Was als Service und persönliche Betreuung beginnt, entwickelt sich schnell zu einem kontinuierlichen Strom kleiner Aufträge. Für sich genommen überschaubar — in Summe jedoch strukturell zeitaufwendig.
In dieser Praxisfallstudie erfahren Sie, wie ein Printmanager seine Dienstleistung transformiert: von zeitintensiver, repetitiver Arbeit hin zu einem skalierbaren Printmanagementmodell mit kontrollierter Selfservice-Struktur über ein Kundenportal.
Die Situation: viele kleine Aufträge, geringe Skalierbarkeit
Die Stärke eines Printmanagers liegt im Entlasten seiner Kunden: Mit umfassendem grafischem Fachwissen kümmert er sich um die Kommunikationsbedürfnisse seiner Kunden.
In der Praxis bedeutet das jedoch, dass ständig kleine Anfragen eingehen. Zum Beispiel:
- „Können Sie kurz den Namen auf dieser Visitenkarte ändern?“
- „Bei diesem Flyer müsste nur noch ein kleiner Text angepasst werden.“
- „Wir benötigen zusätzliche Broschüren und Briefpapier.“
- „Das Poster für eine unserer Filialen müsste leicht angepasst werden.“
- „Können Sie diese Kampagne auch für andere Standorte anpassen?“
Einzeln betrachtet sind das einfache Aufgaben. Zusammen ergeben sie jedoch einen stetigen Strom kleiner Aufträge.
Jede Änderung erfordert eine Kontrolle, eine Korrekturschleife oder eine manuelle Auftragsbearbeitung. Wachstum führt dadurch schnell zu mehr E-Mails, mehr Korrekturen und mehr administrativem Aufwand — statt zu mehr Skalierbarkeit.
Die Herausforderung: Service wird zur Routinearbeit
Der Printmanager stellt fest, dass immer mehr Zeit auf folgende Aufgaben entfällt:
- Kleine Layoutanpassungen
- Korrekturschleifen per E-Mail
- Manuelle Auftragsprüfung
- Weiterleitung von Produktionsaufträgen
Mehr Kunden oder zusätzliche Standorte bedeuten automatisch mehr operative Tätigkeiten. Wachstum erfordert zusätzliche Kapazitäten für repetitive Aufgaben — obwohl der eigentliche Mehrwert in Beratung und strategischer Steuerung liegt. Dadurch wird Wachstum anfällig und nur schwer skalierbar.
Die zentrale Frage lautet: Wie lassen sich Service und Qualität aufrechterhalten, ohne im operativen Detailgeschäft stecken zu bleiben?
Der Wandel: Selfservice innerhalb klar definierter Rahmenbedingungen
Die Lösung liegt nicht darin, weniger Service zu bieten, sondern ihn intelligenter zu organisieren. Mit der Prindustry-Software richtet der Printmanager für jeden Kunden ein eigenes Kundenportal ein: eine personalisierte Bestellplattform, die fester Bestandteil seiner Printmanagement-Dienstleistung wird.
Über das Portal personalisieren die Nutzer ihre Kommunikationsmaterialien selbstständig innerhalb festgelegter Corporate-Design-Templates. Sie passen Namen, Standortinformationen oder Kampagnendetails einfach an und geben ihre Bestellung direkt auf — ohne E-Mail-Verkehr oder manuelle Zwischenschritte.
Alles erfolgt innerhalb klar definierter Rahmenbedingungen:
- Nur freigegebene Produkte sind sichtbar
- Corporate-Design-Templates sind fest hinterlegt
- Preisvereinbarungen sind vorkonfiguriert
- Benutzerrollen und Budgets sind eingerichtet
- Bestellungen werden automatisch an den passenden Produzenten weitergeleitet
Die Nutzer geben ihre Bestellungen eigenständig auf, während Sie als Administrator die volle Kontrolle über Sortiment, Berechtigungen und Produktion behalten.
Was verändert sich in der Praxis?
Das Portal bewirkt eine grundlegende Veränderung in der Organisation der Arbeit.
Vorher:
- Zahlreiche E-Mails mit kleinen Änderungen
- Manuelle Layoutkorrekturen
- Ad-hoc-Aufträge zwischendurch
- Manuelle Auftragsabwicklung
Nach Einführung des Kundenportals:
- Selfservice innerhalb klarer Corporate-Design-Richtlinien
- Standardisierte Corporate-Design-Templates
- Direkter Einblick in Verbrauch und Budgets
- Automatisierte Bestellprozesse
Ein Großteil der Standardaufträge wird nun automatisch abgewickelt. Die Fehlerquote sinkt. Die Arbeitsbelastung wird planbarer. Der Printmanager kann sich wieder auf das konzentrieren, was echten Mehrwert schafft: Beratung, Prozessoptimierung und den Ausbau langfristiger Kundenbeziehungen.
Die Lösung im Überblick: Vorteile des Kundenportals
Das Kundenportal ist ein personalisiertes Bestellportal (Brandportal), das Sie als Printmanager innerhalb Ihrer Printmanagement-Dienstleistung einsetzen.
Sie können:
- Für jeden Kunden ein eigenes Portal bereitstellen
- Corporate-Design-Templates zentral verwalten
- Benutzerrechte und Budgets definieren
- Produzenten anbinden
- Den gesamten Bestellprozess automatisieren
Sie können:
- Für jeden Kunden ein eigenes Portal bereitstellen
- Corporate-Design-Templates zentral verwalten
- Benutzerrechte und Budgets definieren
- Produzenten anbinden
- Den gesamten Bestellprozess automatisieren
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