Brandportal Overheid

Elke overheidsinstantie communiceert. Offline en online. Bijvoorbeeld met visitekaartjes, brieven, posters of op social media.

De verantwoording voor de productie van overheidscommunicatie komt via aanbestedingen doorgaans bij drukkerijen of mediabureaus te liggen. Zij zijn voor enkele jaren de partner voor alle communicatiecreatie en (drukwerk)inkoop.
Tegenwoordig hoort daar ook een IT oplossing bij. Een webplatform voor het (her)bestellen van de producten, aanvragen van offertes of aanpassen van bestanden voor hergebruik.

Veel overheidsinstanties lopen hierbij echter tegen beperkingen aan. Hun aanbestedingspartner heeft bijvoorbeeld geen bestelportaal. Of ze hebben dit wel, maar dit portaal verdwijnt weer bij een nieuwe aanbesteding. Hun systeem is vaak ook niet ingericht met een flexibele schil voor alle complexe offertes of afwijkende prijsvragen. En veel communicatie zit door verschillende tenders heen bij verschillende partijen. De vlaggen en visitekaartjes kunnen bijvoorbeeld bij een andere partij liggen dan de flyers.

Reden genoeg om de IT los te halen van de tenders om tot een flexibeler model te komen waarbij de producten en productie losstaan van de portal. Met een Brandportal los je deze uitdagingen op met één platform waar je zelf de regie over houdt!

Met een autonoom IT platform heb jij als overheid het communicatieproces consistent in handen. Je kunt over alle aanbestedingen heen continu partners, producten en prijzen wijzigen, terwijl de bestaande communicatie-uitingen, huisstijl templates, orderflow en alle geïntegreerde systemen beschikbaar blijven. Een Brandportal is een cloud-based platform, met de feeling van een webshop, als centrale plek om het hele proces van communicatie te organiseren; van opmaken tot bestellen.

Een Brandportal brengt je in control. Je bepaalt als organisatie zelf wie welke functionaliteiten kan gebruiken, zodat de output beheersbaar is. Zo maak je binnen de Brandportal bijvoorbeeld zelf het productassortiment aan, beheer je budgetten en koppel je leveranciers.

Met het flexibele karakter kan de Brandportal aansluiten op bestaande systemen. ERP oplossingen, DAM systemen of financiële software. Zo kun je het integreren in jouw ideale workflow.

Een Brandportal biedt optimaal voordeel voor overheidsorganisaties die:

• alle online en offline communicatieproducten in één platform willen.
• opmaak- en bestelprocessen voor communicatiemiddelen willen automatiseren.
• flexibel willen offreren bij leveranciers.
• efficiënt willen inkopen en budgetten beter willen beheren.
• elke marketinguiting in een gecontroleerde huisstijl willen brengen.
• werken met aanbestedingen en een bestelplatform voor het drukwerk willen dat onafhankelijk van de tenders gebruikt kan worden.

Een Brandportal is een alles-in-één communicatieplatform. Inclusief webshop. Erg handig voor overheden met meerdere afdelingen, locaties of instanties. En ideaal voor de drukwerk bestellingen! Elke gebruiker krijgt een eigen login voor een account in het platform. Zij kunnen hier drukwerk bestellen voor hun communicatie. Brochures, vlaggen, visitekaartjes of banners.

Bestellingen kunnen meteen in productie via een geautomatiseerde workflow. De software biedt alle modules rondom de drukwerk bestellingen. Er is een centraal systeem met modules voor offertes, facturatie, boekhouding, productinformatie of voorraad- en betaalsystemen. Je kunt eigen leveranciers toevoegen, maar het is ook mogelijk om de Brandportal te verbinden met producenten die drukwerk aanbieden.