Brandportal Overheid

Elke overheidsinstantie communiceert. Via brieven, posters of sociale media. Via aanbestedingen komt de productie hiervan meestal bij drukkerijen of mediabureaus terecht.

Tegenwoordig hoort daar ook een IT-oplossing bij. Een webportaal om offertes aan te vragen, bestanden te bewerken en producten te bestellen. Veel overheidsinstellingen lopen hier echter tegen beperkingen aan. De inkooppartner heeft bijvoorbeeld geen bestelportaal. Of wel, maar bij een nieuwe aanbesteding verdwijnt dit weer. Ook is het systeem vaak niet ingericht met een flexibele schil voor alle complexere offertes en afwijkende prijsaanvragen. Verder is de communicatie soms versnipperd over partijen door verschillende tenders. De vlaggen kunnen bijvoorbeeld bij een andere partij liggen dan de flyers.

Redenen genoeg om zo’n webportaal als een onafhankelijke oplossing binnen de aanbestedingen te gebruiken. Zo kom je tot een flexibel model voor communicatieproductie en communicatieprocessen.

Met een autonoom IT platform heb jij als overheid het communicatieproces consistent in handen. Je kunt over alle aanbestedingen heen continu partners, producten en prijzen wijzigen, terwijl de bestaande communicatie-uitingen, huisstijl templates, orderflow en alle geïntegreerde systemen beschikbaar blijven. Een Brandportal is een cloud-based platform, met de feeling van een webshop, als centrale plek om het hele proces van communicatie te organiseren; van opmaken tot bestellen.

Een Brandportal brengt je in control. Je bepaalt als organisatie zelf wie welke functionaliteiten kan gebruiken, zodat de output beheersbaar is. Zo maak je binnen de Brandportal bijvoorbeeld zelf het productassortiment aan, beheer je budgetten en koppel je leveranciers.

Met het flexibele karakter kan de Brandportal aansluiten op allerlei andere systemen. ERP oplossingen, DAM systemen of financiële software. Zo kun je het integreren in de ideale workflow.

Een Brandportal biedt optimaal voordeel voor overheidsorganisaties die:

• alle online en offline communicatieproducten in één platform willen.
• opmaak- en bestelprocessen voor communicatiemiddelen willen automatiseren.
• flexibel willen offreren bij leveranciers.
• efficiënt willen inkopen en budgetten beter willen beheren.
• elke marketinguiting in een gecontroleerde huisstijl willen brengen.
• werken met aanbestedingen en een bestelplatform voor het drukwerk willen dat onafhankelijk van de tenders gebruikt kan worden.

Een Brandportal is een alles-in-één communicatieplatform. Inclusief webshop. Erg handig voor het drukwerk! Elke gebruiker krijgt een eigen login voor een account in het platform. Zij kunnen hier drukwerk bestellen voor hun communicatie. Brochures, vlaggen, visitekaartjes of banners.

De bestellingen gaan automatisch door in productie. Herhaalorders voer je soepel in op basis van de bestelhistorie. De software biedt alle modules voor drukwerkorders: modules voor offertes, facturatie, boekhouding, productinformatie, voorraad, betalingen of budget. Je kunt je eigen leveranciers toevoegen, maar het is ook mogelijk om het portaal te verbinden met gerenommeerde drukwerkproducenten via de Prindustry Marktplaats.