Inkoopsoftware

Het is een populair fenomeen in B2B: het inkoopplatform. Maar wat is dit nu precies en wat voor soort inkoopsoftware heb je hiervoor nodig?

In dit artikel passen we het inkoopplatform toe op de grafische industrie. Prindustry leidt daarin de weg met inkoopsoftware voor drukwerk.

Een inkoopplatform is een online marktplaats waar vraag en aanbod van producten of diensten bij elkaar komen. Het kan gaan om producten zoals bij Bol.com, of om diensten zoals bij Airbnb. Er zijn diverse soorten inkoopplatformen, zowel in de B2C als in de B2B markt.

Die zijn er niet voor niets.

Inkoopplatformen brengen enorme kansen met zich mee. Aanbieders kunnen via een digitaal platform snel en gemakkelijk nieuwe markten betreden. Kopers vinden eenvoudig in één platform allerlei producten en/of diensten. Het hele inkoopproces vindt op één plek plaats.

Met software verbind je inkopers en verkopers op een digitaal platform. Inkoopsoftware zorgt ervoor dat alle inkoopprocessen worden geautomatiseerd. Automatisering van bestelling tot levering, met tussenliggende processen voor het aanvragen van offertes, plaatsen van orders en factuurverwerking. De belangrijkste voordelen: gemak voor de administratie, overal toegang tot de info en één interface voor het hele beheer.

Vaak gebeurt deze online inkoop vanuit de cloud. Met software vanuit de cloud heb je minder kosten omdat je zelf geen hardware nodig hebt of onderhoud hoeft te plegen. Nieuwe toevoegingen, integraties en alle beveiligingen zijn standaard geregeld.

Er zijn diverse soorten inkoopsoftware. Het kan een onderdeel zijn van de ERP- of financiële oplossing, maar ook op zichzelf staan. Belangrijk is dan wel dat het kan integreren met de andere oplossingen.

Inkoop-, procurement-, purchase to pay software: het zijn allemaal benamingen voor hetzelfde proces. Het Engelse purchase vertaalt met inkoop. Wanneer je op het internet zoekt met deze termen, kom je op dezelfde omschrijvingen uit.

Het gaat om software dat het beheren van de inkoop automatiseert. Vanaf het moment van bestellen tot en met het verwerken van de factuur in de administratie. De flow hiervoor wordt ook wel aangeduid met het purchase-to-pay proces.

Digitale platformen zijn ook mogelijk voor drukwerkinkoop. Met speciale inkoopsoftware voor drukwerk krijg je een web-to-print platform met een marktplaats waar grafische producenten hun producten aanbieden aan grafische resellers. De resellers kunnen het productaanbod van de leveranciers bovendien inladen in hun webshop.

Als reseller krijg je zo de mogelijkheid om een groot grafisch assortiment te presenteren aan klanten. Ze kiezen zelf welke producten uit het inkoopplatform ze verkopen in hun webshop. Dit proces in de grafische industrie gebeurt doorgaans whitelabel, dus onder eigen naam en met prijzen die ze zelf bepalen.

Als leverancier bereik je via zo’n drukwerk inkoopplatform een grotere doelgroep die de producten kunnen verkopen. Met een minimale investering vergroot je in één keer je afzetmarkt.

Prindustry biedt al enige jaren met succes een drukwerk inkoopplatform in de Benelux waar tientallen grafische producenten op een transparante manier verbonden zijn met resellers. Het stelt producenten in staat om producten beschikbaar en vindbaar te maken voor wederverkopers. Het is een marktplaats waar grafische wederverkopers op één platform alle drukwerk, sign en print producten kunnen vinden, bestellen en inkopen. De bestellingen kunnen geautomatiseerd doorgaan naar de producenten via API koppelingen in de inkoopsoftware. De API connectie zorgt er bovendien voor dat de eigenaar van de webshop het assortiment van de externe leverancier kan vertonen en verkopen vanuit zijn eigen shop.

Er zijn al vele bekende grafische leveranciers aangesloten tot het platform, zoals Probo, Control Media, Print.com, Inpromo, Hofprint Etiketten, Inpromo, Zig Zag Forms, Digi Promotions, Ballondrukkerij of Siersema Vlaggen.

Alle aankopen in één flow inkopen en inboeken. Dat is wat softwareontwikkelaars Prindustry en ProActive met een gezamenlijke inkoopconnectie tot stand brengen.

Vanuit het ProActive uitgavensysteem krijgen gebruikers toegang tot meerdere webwinkels. In de drukwerk webshop van Prindustry kunnen zij communicatieproducten bestellen. Vervolgens wordt de geplaatste bestelling via de connectie in het uitgavensysteem geïmporteerd. In plaats van de bestelling in elke webshop apart af te ronden, gebeurt alles in één centraal systeem. Pas ná een automatisch traject van goedkeuren wordt de bestelling aangeboden bij de producent. De interne goedkeuringsprocessen zijn vooraf bepaald en ingesteld. Je kunt in het systeem ook meteen een ordernummer en kostenplaats meegeven. Het bespaart veel tijd met administratieve handelingen voor de financiële administratie.