Whitepaper over drukwerk aanbestedingen en
IT loskoppelen in een brandportal

Inhoud inspiratiepaper voor overheden:

  • Situatieschets: drukwerk aanbestedingen en IT
  • Issues bij deze manier van aanbesteden
  • De oplossing: de IT oplossing losgekoppeld
  • Een andere manier van denken: lagere kosten!
  • De brandportal: een centraal IT systeem met decentrale en duurzame mogelijkheden
  • Features: mogelijkheden van de brandportal
  • In de praktijk: brandportal oplossingen met losgekoppelde partnerships
  • Prindustry: een verbindende softwarepartner
Stad Antwerpen inlogscherm
Whitepaper overheidsinstanties brandportal aanbestedingen drukwerk en IT

Situatieschets: drukwerk aanbestedingen en IT

Een overheidsinstantie heeft de taak om bewoners, studenten, ondernemers of bezoekers goed te informeren over allerlei stedelijke zaken. Drukwerk vormt een essentieel deel van deze communicatie. Doorgaans verloopt het inkopen van dit drukwerk volgens aanbestedingen bij mediabureaus of printleveranciers. Deze partners krijgen voor drie of vier jaar de totale verantwoording voor de drukwerkinkoop, communicatiecreatie en de IT omgeving voor het bestellen en opmaken van de producten.

Daarbij stuit je echter op één van de volgende issues…

  • Het bestelplatform voor het drukwerk wordt door de printleverancier geleverd. Bij een nieuwe aanbesteding, verlies je ook dit IT platform.
  • De aanbesteding en het bestelportaal hebben geen flexibele schil voor veranderende prijzen of afwijkende printvragen.
  • In het bestelportaal wil je ook andere communicatieproducten kunnen aanspreken. Zoals online communicatie voor social media banners of advertenties.
  • Er zijn verschillende stedelijke instanties met elk hun eigen huisstijl.
  • Je wilt het bestelportaal kunnen verbinden met andere systemen. Boekhoudprogramma’s, financiële systemen of MIS/ERP software.
  • De automatisering en beveiliging van het IT framework blijkt te complex om bij een andere partij als een IT specialist onder te brengen.
Whitepaper overheidsinstanties brandportal

De oplossing: de IT oplossing losgekoppeld

In een reguliere aanbesteding wordt alles op één hoop gegooid. Drukwerkinkoop, communicatiecreatie en de IT omgeving. Als overheidsinstantie ben je echter het meest gebaat bij de inzet van de beste expertises op de juiste plek. Een samenwerking tussen een grafisch ondernemer en een softwareontwikkelaar geeft de beste vakkundigheid voor de communicatieproductie en -inkoop. De grafisch ondernemer is de specialist als het gaat om de vervaardiging van communicatiematerialen. De softwareontwikkelaar levert de software voor het opmaken en bestellen van deze communicatiematerialen. De softwarepartner kan dit IT framework door de jaren heen flexibel blijven organiseren volgens de laatste IT ontwikkelingen en beveiligingseisen. Met een losstaand IT platform kun je over alle aanbestedingen heen continu nieuwe partners, producten en prijzen wijzigen, terwijl de bestaande communicatie-uitingen, huisstijl templates, orderflow en alle geïntegreerde systemen beschikbaar blijven. Alle communicatie blijft bewaard. Deze producten kun je zodoende te allen tijde beheren en bestellen. Aanpassingen zijn eenvoudig te maken via de vastgestelde huisstijl templates. Zo kunnen overheden hun communicatieprocessen dynamisch regelen vanuit een stabiel IT framework.