Wat is een bestelportaal?
Een bestelportaal is een online platform waarmee organisaties drukwerk, communicatiematerialen en andere producten centraal kunnen beheren, personaliseren en bestellen. Gebruikers bestellen zelfstandig via één digitale bestelomgeving, terwijl beheerders assortimenten, prijzen, gebruikers, workflows en leveranciers centraal beheren.
Een bestelportaal automatiseert het volledige bestelproces, vermindert handmatig werk en zorgt voor meer controle over bestellingen, budgetten en communicatiematerialen.
Waarom kiezen organisaties voor een online bestelportaal?
Organisaties kiezen voor een online bestelportaal om bestelprocessen te centraliseren, te automatiseren en meer grip te krijgen op communicatie en inkoop. In plaats van bestellingen via e-mail, Excel of verschillende leveranciers te verwerken, werken gebruikers vanuit één centrale bestelomgeving met vaste workflows en prijsafspraken.
Daardoor verlopen bestellingen sneller, worden fouten en correctierondes beperkt en behouden organisaties controle over gebruikers, budgetten, leveranciers en communicatiematerialen.
Hoe werkt een bestelportaal?
Een bestelportaal centraliseert het volledige bestelproces, van productselectie en personalisatie tot goedkeuring, orderverwerking en productie. Producten, leveranciers, prijzen en workflows worden vooraf ingericht, waarna gebruikers zelfstandig kunnen bestellen via een online bestelomgeving.
Het bestelportaal verwerkt bestellingen automatisch volgens vooraf ingestelde workflows en leverancierskoppelingen, waardoor minder handmatige handelingen nodig zijn en orders sneller kunnen worden afgehandeld.
Wat is het verschil tussen een bestelportaal en een webshop?
Een webshop is vooral bedoeld voor het online verkopen van producten. Een bestelportaal ondersteunt daarnaast ook gebruikersbeheer, budgetten, goedkeuringsflows, leverancierskoppelingen en centrale workflows voor bestellingen.
Daardoor is een bestelportaal geschikt voor organisaties die drukwerk, communicatiematerialen en bestelprocessen centraal willen beheren, terwijl een webshop zich vooral richt op online verkoop.
Voor welke organisaties is een bestelportaal geschikt?
Een bestelportaal is geschikt voor organisaties die drukwerk, marketingmaterialen en communicatiematerialen centraal willen beheren en bestellen. Denk aan retailers, franchiseorganisaties, overheden, zorginstellingen, onderwijsinstellingen en organisaties met meerdere vestigingen of afdelingen.
Ook printbedrijven gebruiken een bestelportaal om klanten een eigen online bestelomgeving te bieden voor het bestellen van drukwerk en communicatiematerialen.
Met welke systemen kan een bestelportaal gekoppeld worden?
Een bestelportaal kan gekoppeld worden aan ERP-systemen, boekhoudsoftware, voorraadbeheersystemen, Single Sign-On (SSO), leveranciers, productiepartners en andere bedrijfsapplicaties.
Dankzij deze koppelingen worden gegevens automatisch uitgewisseld en sluiten bestelprocessen, orderverwerking, productie en administratie naadloos op elkaar aan. Dat vermindert handmatig werk en zorgt voor een efficiëntere workflow.