Met een autonoom communicatieportaal behoudt een overheidsinstelling consequent de controle over het communicatieproces. Volledig onafhankelijk van nieuwe (web2print) tenders. De bestaande workflow voor bestellingen, huisstijltemplates, gebruikersinstellingen en systeemintegraties blijven beschikbaar. Je wijzigt naar behoefte zelf de producten, prijzen of leveranciers.
Communicatieportaal voor overheden
Het communicatieportaal van Prindustry verenigt alle communicatieprocessen van overheden in één SaaS platform. Het platform verbindt software voor beheer, opmaak, drukwerk en financiële administratie.
ONLINE DEMO INPLANNENRegie houden over communicatie
Alles-in-één IT oplossing
Het communicatieportaal integreert alle communicatieprocessen voor het beheer, opmaak, drukwerk en administratie. Je beheert, creëert, publiceert en bestelt alle uitingen vanuit een centraal systeem. Zo ontstaat een compleet ecosysteem om de organisatie zo efficiënt mogelijk te maken.
Het systeem is geschikt voor intern en extern gebruik. Intern door marketingmedewerkers of locatiemanagers en extern door reclamebureaus of drukkers. Elke gebruiker kan andere rollen en rechten krijgen. Zo bepaal je precies wie welke functionaliteiten tot zijn beschikking heeft.
Content binnen huisstijl
Medewerkers van overheden kunnen in het communicatieportaal alle materialen opzoeken en bewerken. Met flexibele ontwerpsjablonen passen gebruikers de uitingen zelf aan. Voor elke communicatie-uiting zijn templates aangemaakt waarin de vaste huisstijlelementen zijn vergrendeld. Hierdoor kunnen medewerkers uitingen gemakkelijk wijzigen en hergebruiken zonder dat de huisstijl verloren gaat.
Content met data
Direct mailings met verschillende adressen
Voor direct mailing campagnes koppel je templates aan een database, zodat je in één keer een PDF kunt maken met honderden verschillende contactgegevens. Denk aan een gedrukte mailing naar inwoners of ondernemers. De PDF kan meteen ter productie naar een drukker.
Koppeling locatiegegevens
Een andere dataconnectie is het koppelen van locatiegegevens aan templates. Wanneer een medewerker inlogt, worden de naam- en adresgegevens gelinkt aan de templates in de editor. Dit betekent dat de gegevens van elke afdeling of locatie automatisch worden ingevuld in de communicatie-uitingen.
IT security en privacy
Beveiliging is cruciaal voor een goed functionerend online platform. In een communicatieportaal heb je te maken met persoonsgegevens en financiële transacties. Met de opkomst van cyberdreigingen, datalekken en zorgen over privacy, moet communicatiesoftware steeds meer focussen op beveiligingsmaatregelen.
Dit communicatieportaal biedt standaard end-to-end encryptie, servers binnen de EU en beveiligde gegevensopslag. Het voldoet volledig aan de wet- en regelgeving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), internationaal bekend als de GDPR. De software is ook ISO 27001 gecertificeerd, de werelwijde norm voor informatiebeveiliging.
Cloud based en schaalbaar
Een communicatieportaal voor overheden is beschikbaar als SaaS in de cloud. Hosting, onderhoud en development zijn hierbij inbegrepen.
De Software as a Service is flexibel en schaalbaar. Als overheidsinstantie kun je naar behoefte opschalen met nieuwe modules en systemen. Een single sign-on vanuit financiële software, een webshop voor het drukwerk, koppelingen naar printproducenten, een voorraad- of budgetmodule, de orderadministratie of ERP software. Zo kun je het integreren in de ideale workflow.
Modules in het communicatieportaal...
drukwerk webshop
Aan de voorkant is het platform opgezet als webshop waar medewerkers drukwerk bestellen. Inclusief alle web2print modules voor offertes en facturatie.
huisstijl editor
Met de editor kunnen medewerkers de communicatie zelf bewerken. Ze plaatsen nieuwe content in een vooraf gedefinieerde template met vaste merkelementen.
inkoopconnecties
Drukwerk wordt via automatische inkoopkoppelingen in productie genomen bij een leverancier. Een medewerker ziet direct alle opties, levertijden en kosten.
purchase-to-pay proces
Je kunt een flow instellen voor het uitgavenmanagement. Een geautomatiseerd proces voor goedkeuren, inkopen, controleren en inboeken van facturen.
Testimonial Stad Antwerpen
”De communicatie vanuit de Stad Antwerpen vindt gedecentraliseerd plaats. Er zijn 120 stedelijke instanties die allemaal communiceren met een doelgroep. Met een centraal communicatieportaal hebben wij het inkopen van drukwerk flexibel per instantie ingeregeld. Elke instantie bestelt producten in de eigen huisstijl. De instanties vinden het ontzettend handig werken. Het bespaart iedereen veel tijd.
Joris HeirbautStad Antwerpen
Benieuwd naar meer?
We vertellen je graag meer over ons communicatieportaal voor overheden. Prindustry software is volledig op maat beschikbaar voor jouw organisatie.
Wij plannen graag een meeting of demo (online) met je in.
