Hoe printmanagement je propositie versterkt als facilitaire dienstverlener
Als facilitaire dienstverlener ben je de centrale schakel in de organisatie van je klanten. Je regelt schoonmaak, beveiliging, catering en meer. Grote bedrijven besteden deze diensten vaak via aanbestedingen uit — en de winnende partij is degene die het meest complete pakket biedt.
Toch wordt één gebied vaak over het hoofd gezien: het beheer van drukwerk en promotiematerialen. Juist hier kun je je onderscheiden bij aanbestedingen en contractverlengingen — door printmanagement toe te voegen aan je facilitaire diensten.
De uitdagingen van drukwerk bij grote organisaties
In veel organisaties verloopt het beheer van drukwerk in de praktijk versnipperd en inefficiënt:
- medewerkers bestellen drukwerk met verkeerde specificaties;
- er is geen centraal overzicht van budgetten en facturen;
- de huisstijl verwatert omdat iedereen zijn eigen bestanden gebruikt;
- leveranciers werken langs elkaar heen, wat tot vertraging en fouten leidt.
Voor organisaties die groot zijn of meerdere vestigingen hebben, worden deze problemen alleen maar groter. Voor facilitaire dienstverleners betekent dit een gemiste kans om extra waarde te leveren en zich te onderscheiden met een geïntegreerde printmanagementoplossing — juist in aanbestedingen en contractverlengingen.
Waarom printmanagement telt in tenders
Bij een aanbesteding wordt niet alleen gekeken naar prijs. Ontzorging, efficiency en digitalisering spelen een steeds grotere rol. Grote organisaties willen één aanspreekpunt dat álle facilitaire processen stroomlijnt.
Met een printmanagementplatform kun je concreet laten zien dat je:
- meerwaarde biedt bovenop de standaard facilitaire diensten;
- processen voor de klant centraliseert en vereenvoudigt;
- kosten transparanter maakt met centraal budgetbeheer;
- merkconsistentie bewaakt door te werken met huisstijltemplates.
Hoe een printmanagementplatform werkt in de praktijk
Met het online platform kunnen medewerkers zelf hun drukwerk en promotiematerialen kunnen bestellen. Altijd binnen de afgesproken kaders en met één overzicht voor alle bestellingen.
De werking is eenvoudig:
- medewerkers loggen in via een gebruiksvriendelijke omgeving;
- ze kiezen het gewenste product en vullen variabele gegevens in;
- huisstijltemplates zorgen dat logo’s, kleuren en lettertypes altijd kloppen;
- bestellingen lopen automatisch naar vaste leveranciers;
- jij houdt overzicht over facturen, budgetten en contracten.
Praktijkvoorbeelden van printmanagement
Steeds meer organisaties ontdekken de waarde van printmanagement via een digitaal bestelportaal. Een paar voorbeelden:
GGZ Friesland
Ruim 160 medewerkers van 11 GGZ merken bestellen zelf hun drukwerk via een Brandportal. De templates zorgen ervoor dat de huisstijl altijd consistent blijft en dat de communicatie sneller verloopt. De IT partner levert de software, de FM-partner blijft het aanspreekpunt.
Alcon
De internationale producent van contactlenzen en oogdruppels biedt via een bestelportaal al hun opticiens in de Benelux toegang tot marketingmaterialen. Voorraadbeheer en gebruiksgemak stonden centraal, wat de relatie met de partners versterkte.
Deze cases laten zien dat een printmanagementplatform werkt voor organisaties met veel locaties, merken of partners. Precies de situaties waar facilitaire dienstverleners actief zijn.
De toekomst van facility management:
selfservice en integratie
De facilitaire sector digitaliseert in rap tempo. Denk aan selfserviceportalen voor catering, apps voor vergaderruimtes of dashboards voor gebouwbeheer. Klanten verwachten steeds vaker dat ze processen zelfstandig, 24/7 en foutloos kunnen regelen. Een webportaal voor printmanagement past perfect in die trend. Het integreert in het dienstenpakket van de FM’er en zorgt dat ook communicatieprocessen efficiënt verlopen.
Daarbij draagt het bij aan bredere thema’s die bij aanbestedingen steeds vaker terugkomen:
- duurzaamheid (minder verspilling door centrale regie en standaardisatie),
- efficiëntie (kortere doorlooptijden en minder fouten),
- transparantie (inzicht in kosten en verbruik).
Zo laat je als FM’er zien dat je niet alleen de basisdiensten regelt, maar ook inspeelt op de toekomst.
Wat dit oplevert voor de eindklant
Het toevoegen van printmanagement aan je facilitaire diensten draait niet alleen om efficiency voor jou als aanbieder, maar vooral om de impact bij je eindklant. Zij ervaren direct voordelen die verder gaan dan het bestelproces alleen:
- Professionele uitstraling: alle materialen zijn altijd in de juiste huisstijl.
- Tijdsbesparing: medewerkers bestellen zelf 24/7, zonder losse leveranciers of offertes.
- Minder fouten: standaardtemplates en automatische flows beperken correctierondes en verspilling.
- Inzicht en grip: centraal overzicht van bestellingen, budgetten en verbruik – met als extra effect dat je beter kunt sturen op duurzaamheid.
Voordelen voor FM bij aanbestedingen en contractverlengingen
- Completer dienstenpakket – voeg printmanagement toe en positioneer jezelf als totaalleverancier.
- Sterker aanbod in tenders – val op met een end-to-end oplossing die verder gaat dan de basics.
- Efficiëntie en grip – jij bent het centrale aanspreekpunt voor álle facilitaire processen, inclusief communicatie.
- Langere klantrelaties – door meer waarde te leveren, verleng je contracten makkelijker.
- Voorbereid op de toekomst – je speelt in op trends van digitalisering, selfservice en duurzaamheid.
Klaar voor de volgende tender?
Bij aanbestedingen telt elk detail. Met printmanagement via het webportaal van Prindustry voeg je moeiteloos een extra troef toe aan je inschrijving. Jij blijft het vertrouwde aanspreekpunt; Prindustry levert de technologie.
Ontdek in 30 minuten hoe printmanagement jouw propositie in tenders versterkt: plan direct een gesprek met onze experts!
