Aanbestedingen communicatieproces inclusief IT
Ook in deze digitale tijd kan geen enkele overheidsorganisatie zonder drukwerk. Elke instantie heeft visitekaartjes, brochures, enveloppen, briefpapier, vlaggen of flyers nodig. Het inkopen van dit overheidsdrukwerk verloopt doorgaans via een starre tenderprocedure. Een losstaand IT bestelplatform brengt flexibiliteit.
Starre aanbestedingsprocedure
Doorgaans verloopt het inkopen van het drukwerk volgens aanbestedingen bij mediabureaus of printleveranciers. Deze partners krijgen voor drie of vier jaar de totale verantwoording voor alle communicatiecreatie en (drukwerk)inkoop. Afspraken staan vast. Tegenwoordig hoort daar ook een web2print IT oplossing bij. Een bestelplatform voor alle producten. Daarbij loop je echter tegen wat beperkingen aan!
Uitdagingen bij het IT onderdeel
Voor een IT oplossing in het communicatieproces hebben overheden te maken met enkele uitdagingen:
- De aanbestedingspartner heeft geen (goed) online communicatieportaal voorhanden.
- Het platform vervalt bij een nieuwe aanbesteding.
- Het bestelportaal heeft geen flexibele schil voor afwijkende offertes of (prijs)vragen.
- Er is nu geen controle op alle uitingen en uitgaven.
- Er is geen centrale IT oplossing voor alle communicatieproducten die door verschillende tenders bij verschillende partijen liggen.
- Het platform moet te verbinden zijn met andere (financiële) systemen.
Naar een flexibeler IT bestelplatform
Een moderne overheidsinstantie lost de beperkingen op met een flexibeler platform dat losstaat van de tenders. De softwarepartner kan dit IT framework door de jaren heen flexibel blijven organiseren volgens de laatste IT ontwikkelingen en beveiligingseisen. Met een losstaand IT platform kun je over alle aanbestedingen heen continu nieuwe partners, producten en prijzen wijzigen, terwijl de bestaande communicatie-uitingen, huisstijl templates, orderflow en alle geïntegreerde systemen beschikbaar blijven. Alle communicatie blijft bewaard. Deze producten kun je te allen tijde beheren en bestellen. Aanpassingen zijn eenvoudig te maken via de vastgestelde huisstijl templates. Zo kunnen overheden hun communicatieprocessen dynamisch regelen vanuit een stabiel IT framework.
Een andere manier van denken: lagere kosten!
Het concept van een losstaande IT web2print applicatie is nog niet wijd bekend, waardoor de prijzen in de huidige aanbestedingen vaak veel hoger zijn dan nodig is. Dit zorgt voor een blijvende situatie waarin er geen ruimte is voor het loskoppelen van de onderdelen. Er is dus een andere manier van denken vereist. Wanneer je onderdelen loskoppelt in een aanbesteding, krijg je een veel transparantere prijsopbouw.
Verdere vermindering van kosten kan ook tot stand gebracht worden door flexibele prijsafspraken te maken met de leveranciers. Binnen een nieuw contract kun je bijvoorbeeld met drukkers afspreken om elk half jaar de prijzen en producten te actualiseren. Een autonoom web2print portaal kan dit digitaal effectief structureren.
Case Stad Antwerpen
Een modern voorbeeld is de Stad Antwerpen. De Stad Antwerpen heeft veel communicatiemiddelen nodig. Visitekaartjes, briefpapier en zelfs bierviltjes. Het is een echte Belgische overheidsinstelling! De verantwoording voor de productie van overheidscommunicatie komt via aanbestedingen doorgaans bij enkele drukkerijen te liggen, ook de IT oplossing. De Stad Antwerpen heeft het aangedurfd om de IT bewust los te halen van de tenders. Ze wilden een bestelsysteem dat onafhankelijk van alle tenders gebruikt kan worden voor alle drukwerkorders en met een flexibele schil voor alle complexe offertes of afwijkende prijsvragen. De Stad keek opnieuw naar het hele proces en kwam tot een flexibeler model om producten los te trekken van de portal.
Wat is er gekomen? Een autonoom IT platform voor alle 120 stedelijke instanties, waarbij de Stad Antwerpen altijd het communicatieproces in handen heeft, ongeacht de aanbestedingspartners. Zij kunnen over alle aanbestedingen heen continu partners, producten en prijzen wijzigen, terwijl de bestaande templates, orderflow en geïntegreerde systemen beschikbaar blijven. Het is een volledig geautomatiseerde oplossing voor het aanvragen van offertes, bestellen van producten, doorzetten van orders en het factureren.
Vooral vanuit Vlaamse hoek komen er steeds meer overheidsinstanties die deze problematiek doorgronden en voor een autonoom IT bestelsysteem kiezen.
Wie gebruikt dan zo’n systeem? In dit geval gaat het om 120 stedelijke instanties van Antwerpen. Brandweer, politie, musea of het stedelijk onderwijsnet – universiteiten en scholen – of sociale dienstencentra, die allemaal communiceren met een doelgroep. Elke instantie bestelt hun producten in de eigen huisstijl.
Een unieke toevoeging aan dit platform is de dynamische offertemodule. De instanties zijn met handen en voeten gebonden aan inkoopwetten. De burgers zijn namelijk degenen die via belastinggeld de bestedingen van de stad betalen. Daarom is het voor de overheid noodzakelijk om de economisch meest voordelige leveranciers te selecteren. Dat is met een speciale offertemodule toegevoegd. Een gebruiker doet een offerteaanvraag voor drukwerk en de afdeling inkoop kan geheel geautomatiseerd het offerteproces opstarten. Een drukwerkpartner kan reageren en de offertes ook aanpassen op productopties die niet wel/mogelijk zijn en alternatieven aanbieden. Antwerpen kiest voor één offerte en de andere geoffreerde partners worden automatisch afgemeld. De bestelling wordt doorgegeven aan de gebruiker en de geselecteerde partner.
Een autonoom bestelplatform: De Brandportal
De Prindustry Brandportal verenigt alle mogelijkheden handig in één SaaS opmaak- en bestelplatform. Met deze Brandportal ben je volledig in control op de merkconsistentie en het bestelproces.
- Efficiënt centraal: De Brandportal biedt jouw team één plaats waar alle uitingen gemaakt en besteld kunnen worden. Je behoudt het overzicht op de creaties én het budget
- Flexibel: Door vaste formats en templates kunnen alle medewerkers binnen de kaders van de huisstijl werken. Ze kunnen zelf aanpassingen doen waardoor er geen tijd of budget verloren gaat.
- In control: Je hebt op ieder moment en vanaf iedere locatie toegang tot de offline en online communicatie-uitingen. De Brandportal koppelt handig met allerlei systemen
- Web2print expert: Prindustry heeft een specialisatie in het ontwikkelen van web2print bestelportalen. Alle printopties zijn standaard beschikbaar in de software. Je kunt de portal koppelen aan gewenste (drukwerk)leveranciers.
