Inkoopsoftware

Het is een populair fenomeen in B2B: het inkoopplatform. Maar wat is dit nu precies en wat voor soort inkoopsoftware heb je hiervoor nodig?

In dit artikel passen we het inkoopplatform toe op de grafische industrie. Prindustry leidt daarin de weg met inkoopsoftware voor drukwerk.

Een inkoopplatform is een online marktplaats waar vraag en aanbod van producten of diensten bij elkaar komen. Het kan gaan om producten zoals bij Bol.com, of om diensten zoals bij Airbnb. Er zijn diverse soorten inkoopplatformen, zowel in de B2C als in de B2B markt.

Het is niet zonder reden dat er zoveel van deze platforms bestaan. Inkoopplatformen bieden namelijk enorme kansen.

Aanbieders kunnen via een digitaal platform snel en gemakkelijk nieuwe markten betreden. Kopers vinden eenvoudig in één platform allerlei producten en/of diensten. Het hele inkoopproces gebeurt op één plek.

Met software verbind je de kopers en verkopers op het digitale platform. Inkoopsoftware zorgt ervoor dat alle inkoopprocessen automatisch verlopen. De hele flow van order tot levering, met tussenliggende processen voor het aanvragen van offertes, plaatsen van orders en factuurverwerking. Automatisering zorgt zo voor een eenvoudige en controleerbare financiële administratie.

Er zijn verschillende soorten inkoopsoftware. Het kan onderdeel zijn van de ERP- of financiële oplossing, of het kan op zichzelf staan. Belangrijk is dat het kan integreren met de andere oplossingen.

Digitale inkoopplatformen zijn ook beschikbaar voor drukwerkinkoop. Met speciale inkoopsoftware voor drukwerk krijg je een web-to-print platform met een marktplaats waar grafische producenten hun producten aanbieden aan grafische resellers. De resellers kunnen het productaanbod van de leveranciers inkopen en wederverkopen in de eigen webshop.

Als reseller krijg je zo de mogelijkheid om een groot grafisch assortiment te presenteren aan klanten. Ze kiezen zelf welke producten uit het inkoopplatform ze verkopen in hun webshop. Dit proces in de grafische industrie gebeurt doorgaans whitelabel, dus onder eigen naam en met prijzen die ze zelf bepalen.

Als leverancier bereik je via zo’n drukwerk inkoopplatform een grotere doelgroep die de producten kunnen verkopen. Met een minimale investering vergroot je in één keer je afzetmarkt.

Prindustry biedt een drukwerk inkoopplatform in de Benelux waar tientallen grafische producenten op een transparante manier verbonden zijn met resellers. Het stelt producenten in staat om hun assortimenten beschikbaar en vindbaar te maken voor wederverkopers. In de Marktplaats kunnen de wederverkopers allerlei drukwerk, sign en print producten vinden, bestellen en inkopen.

De bestellingen gaan geautomatiseerd door naar de producenten via API koppelingen in de inkoopsoftware. De API connecties zorgen er bovendien voor dat de eigenaar van de webshop het assortiment van de externe leverancier kan vertonen en verkopen in zijn eigen shop.

Er zijn al vele grafische leveranciers aangesloten tot het platform.

Alle aankopen in één flow inkopen en inboeken. Dat is wat softwareontwikkelaars Prindustry en ProActive met een gezamenlijke inkoopconnectie tot stand brengen.

Vanuit het ProActive uitgavensysteem krijgen gebruikers toegang tot meerdere webwinkels. In de drukwerk webshop van Prindustry kunnen zij communicatieproducten bestellen. Vervolgens wordt de geplaatste bestelling via de connectie in het uitgavensysteem geïmporteerd. In plaats van de bestelling in elke webshop apart af te ronden, gebeurt alles in één centraal systeem. Pas ná een automatisch traject van goedkeuren wordt de bestelling aangeboden bij de producent. De interne goedkeuringsprocessen zijn vooraf bepaald en ingesteld. Je kunt in het systeem ook meteen een ordernummer en kostenplaats meegeven.

Een purchase-to-pay flow die veel tijd bespaart met administratieve handelingen!