Communicatieportaal voor overheden

Flexibel drukwerkbeheer met een stand-alone IT-oplossing

Overheden staan vaak voor een complexe uitdaging: hoe organiseer je drukwerk efficiënt, transparant én in lijn met aanbestedingsregels?
Met het communicatieportaal van Prindustry kies je voor een moderne IT-oplossing: een autonoom, schaalbaar en volledig onafhankelijk platform voor communicatiebeheer.

MEER OVER DE IT OPLOSSING LOSKOPPELENMEER OVER DE WEB2PRINT BRANDPORTAL
Centraal beheer, lokaal gebruiken Brandportal Automotive

Veelvoorkomende uitdagingen

Overheden die een goede IT-oplossing wensen, lopen vaak tegen deze obstakels aan:

  • Geen goed bestelportaal bij de gekozen leverancier
  • Platform vervalt bij nieuwe aanbesteding
  • Geen flexibele laag voor maatwerkoffertes
  • Geen grip op huisstijltoepassing
  • Geen koppelingen met ERP, DAM of boekhouding
  • Geen oplossing voor producten die verspreid zijn over meerdere leveranciers

Met het communicatieportaal heb je alles in één systeem — en bepaal jij wie je waarop aansluit.

Sterke functionaliteiten van het communicatieportaal...

Drukwerk webshop

Het platform functioneert aan de voorkant als een gebruiksvriendelijke webshop. Medewerkers bestellen drukwerk en communicatiematerialen via hun eigen account. Bestellingen worden automatisch doorgestuurd naar gekoppelde drukkerijen. De orderflow is volledig te automatiseren.

Huisstijl editor

Met huisstijltemplates bewerken gebruikers zelf communicatie-uitingen, zonder af te wijken van de huisstijl. Kleuren, logo’s en lettertypes liggen vast in slimme templates in de editor. Alleen specifieke elementen, zoals tekst of beeld, zijn aanpasbaar. Zo blijft elke uiting consistent én kan iedereen zelfstandig aan de slag.

Database koppeling

Voor direct mail campagnes koppel je eenvoudig een database aan een template. Daarmee genereer je in één keer gepersonaliseerde uitingen voor honderden ontvangers. Ook kan het systeem automatisch persoonlijke gegevens, zoals locatie of naam, invullen op basis van de ingelogde gebruiker.

Gebruikersbeheer

Het communicatieportaal biedt geavanceerd beheer van rollen en rechten. Beheerders stellen per locatie, team of gebruiker in wie wat mag zien of doen — zoals bepaalde producten en templates inzien. Elke gebruiker krijgt een account met eigen inloggegevens, gekoppeld aan de rechten die aan hem zijn toegewezen.

Offertemodule

Dynamisch offreren is een maatwerkoptie binnen het communicatieportaal. Gebruikers vragen eenvoudig offertes aan bij meerdere leveranciers. Partners reageren, doen een voorstel of accepteren direct. Na selectie wordt de rest automatisch afgemeld. De gekozen leverancier én besteller ontvangen direct een bevestiging.

Databeveiliging

Beveiliging is een kernwaarde van het platform. De software biedt end-to-end encryptie, gegevensopslag op beveiligde EU-servers en volledige naleving van de GDPR. Regelmatige data-audits vinden plaats volgens de ISO 27001-norm: de internationale standaard voor informatiebeveiliging.

Praktische voordelen communicatieportaal:

  • Eén centraal systeem voor al je communicatie
    Geen versnipperde tools meer – alles komt samen in één veilige omgeving.
  • Werken binnen vaste kaders
    Van huisstijlregels tot budgetlimieten: alles is geborgd.
  • Meer zelfstandigheid voor medewerkers
    Gebruikers bewerken en bestellen materialen zelf, zonder ontwerpers.
  • Flexibel met leveranciers, producten en prijzen
    Wisselingen in het aanbod verwerk je zonder impact op het platform.
  • Gestroomlijnde samenwerking met leveranciers
    Offertes aanvragen, vergelijken en goedkeuren regel je binnen één flow.
  • Structureel meer grip en minder ruis
    Minder afstemming, minder fouten, meer overzicht in het communicatieproces.
Communicatieportaal overheden overheidsorganisaties web2print drukwerk brandportal
Bestelportaal Stad Antwerpen (1)

Testimonial Stad Antwerpen

”Binnen onze nieuwe raamcontracten is het mogelijk dat de drukkers elk half jaar hun prijzen en producten actualiseren. Vervolgens wilden we de inkoop loskoppelen van de IT oplossing. Het flexibele model van vraag en aanbod moest in een geautomatiseerde workflow vertaald worden. Het doel was een online oplossing met een flexibele schil, waarin alle instanties, producten en leveranciers gebundeld worden en waar continu in gewijzigd kan worden.
Prindustry kwam als meest geschikte partij uit de bus voor het ontwikkelen van dit platform. Vanuit de Stad Antwerpen zijn er portals gekomen voor onze 120 stedelijke instanties. Elke instantie bestelt producten in de eigen huisstijl. Het is een volledig geautomatiseerde oplossing voor het aanvragen van offertes, bestellen van producten, doorzetten van orders en factureren. Bijzonder is dat Prindustry ook de financiële flow met SAP kon integreren.

Joris HeirbautStad Antwerpen
CASE ANTWERPEN

Testimonial Gemeente Den Haag

”Ons nieuwe portaal is overzichtelijker, sneller en beter ingericht op doorontwikkeling. Het is er niet alleen voor de vormgeving van producten, maar kan ook diverse leveranciers en andere software koppelen. De templates zijn vooraf ingericht met onze vaste huisstijlonderdelen.
Er zijn veel strikte beveiligingseisen, zowel voor ons als voor de softwarepartner. De samenwerking met Prindustry verliep daarin bijzonder prettig. Ze toonden aan dat hun platform voldoet aan alle beveiligingsnormen én het werkt ook nog eens gebruiksvriendelijk. Bovendien levert het tijd- en kostenbesparing op. Je wilt niet weten hoe vaak ons team bijvoorbeeld nog vragen kreeg om nieuwe visitekaartjes te maken. Nu regelen medewerkers dat zelf, snel en makkelijk via de template in het portaal. Ik kijk ernaar uit om het portaal de komende jaren verder uit te breiden met nieuwe functionaliteiten!

Peter SmitGemeente Den Haag
CASE DEN HAAG
Bestelportaal drukwerk Gemeente Den Haag

Klaar voor een slimmer communicatieproces?

We vertellen je graag meer over de communicatieportaal software van Prindustry.

Onze software experts plannen eenvoudig een (online) afspraak met je in.

Prindustry software team