Waarom standaardisatie van overheidsdrukwerk essentieel is
Veel overheidsinstellingen worstelen nog steeds met slecht functionerend printmanagement. Elke afdeling bestelt op eigen wijze, wat leidt tot onnodige kosten, inconsistente communicatie en gebrek aan overzicht. Een gestandaardiseerd bestelproces biedt uitkomst.
In deze blog ontdek je hoe je als overheidsorganisatie in 5 stappen grip krijgt op het drukwerkinkoop – van flyers tot briefpapier – met behulp van een Web2Print portaal.
1. Breng het huidige bestelproces in kaart
Vaak blijkt dat er geen centraal overzicht is en dat bestellingen nog steeds ad hoc gaan en afhankelijk van individuele voorkeuren. Om het bestelproces te verbeteren, is het belangrijk om een flexibel model van vraag en aanbod in een geautomatiseerde workflow te vertalen. Dit vraagt meer dan alleen een webshop met een lijst drukwerkproducten. Het gaat om het ontwerpen van een proces dat aansluit op de verschillende rollen en behoeften binnen je organisatie. Dit is het startpunt voor een efficiënt bestelproces voor je overheidsdrukwerk.
2. Kies voor één centraal platform
Met een Web2Print portaal stroomlijn je het hele proces. Het portaal kan losgekoppeld worden van drukwerkpartners en over alle aanbestedingen heen gebruikt worden. Belangrijk voor een centraal platform is de databeveiliging, Single Sign On, connecties met financiële en administratieve systemen, personaliseerbare sjablonen en automatische orderverwerking. Het portaal is toegankelijk voor iedereen binnen de organisatie, maar beheerd door een centrale partij, zoals communicatie of inkoop.
3. Stel huisstijltemplates en rechten in
In een Web2Print portaal werk je met sjablonen waarin huisstijlelementen vastliggen, zoals kleuren, logo’s en lettertypes. Gebruikers kunnen alleen bewerken wat nodig is, zoals tekst of afbeelding. Dankzij rollen en rechten bepaal je precies wie wat mag bestellen, aanpassen of goedkeuren. Elke gebruiker krijgt een account met eigen inloggegevens, gekoppeld aan de rechten die aan hem zijn toegewezen.
4. Integreer processen en systemen
Een goede integratie van processen en systemen zorgt voor overzicht en controle binnen de hele organisatie. Denk aan koppelingen met je ERP-systemen, automatische factuurverwerking en goedkeuringsflows. Zo zijn budgetten en bestellingen altijd traceerbaar én geborgd volgens de geldende procedures. Werk je met raamcontracten of leveranciers uit een aanbesteding? Dan kun je deze partijen exclusief koppelen aan het portaal.
5. Bestel direct bij drukkerijen
Een groot voordeel van een Web2Print portaal is de directe koppeling met vaste drukwerkleveranciers. Deze producenten zijn vaak onderdeel van een raamcontract of aanbesteding. Je kunt eenvoudig printproducten selecteren, bestellen en doorzetten naar de juiste leverancier, zonder handmatige tussenkomst. Dit versnelt het bestelproces voor het overheidsdrukwerk én zorgt dat je altijd bestelt bij een partij waarmee je organisatie al afspraken heeft gemaakt.
Praktijkcases
Gemeente Den Haag
De gemeente Den Haag stroomlijnt de printcommunicatie met een nieuw Web2Print portaal van Prindustry. Voor medewerkers is er één centraal platform om communicatie-uitingen via templates eenvoudig zelf op te maken en te bestellen. Dankzij de print-op-afroep-aanpak wordt alleen geprint wat echt nodig is: duurzaam, efficiënt en altijd binnen de juiste huisstijl. Peter Smit, afdelingsmanager Multimedia, deelt hoe de overstap naar Prindustry gebruiksgemak en flexibiliteit brengt.
Stad Antwerpen
De stad Antwerpen wil inwoners, ondernemers, studenten en bezoekers helder informeren over het stedelijk beleid. Drukwerk speelt daarin een belangrijke rol. “Bij het inkopen van drukwerk door de diverse stedelijke diensten kom je in een complex geheel van inkoopregels en productvariaties terecht,” vertelt Joris Heirbaut, directeur Media en Communicatie. “Met Prindustry hebben we dat gebundeld in één flexibel Web2Print portaal dat ons volledige bestelproces ondersteunt.”
Vraag een demo aan
Wil je weten hoe zo’n duurzaam bestelportaal voor overheidsdrukwerk eruitziet voor jouw organisatie?
Vraag een vrijblijvende online demo aan van het Prindustry Web2Print portaal speciaal voor overheden!
