Overheidscommunicatie

whitepaper brandportalOverheidscommunicatie is een belangrijk onderdeel van het overheidsbeleid. Burgers hebben recht op informatie vanuit de overheid. Ook wil de overheid draagvlak creëren voor nieuwe ontwikkelingen en beslissingen. Daarvoor zetten zij communicatie in: digitaal en in print. In de mediastrategie gaan digitale communicatie en printcommunicatie tegenwoordig hand in hand. Het gaat erom de communicatieboodschap op het juiste moment bij de juiste doelgroep te krijgen. Overheidsinstanties kunnen informeren via social media, nieuwsbrieven, bewonersbrieven, outdoor drukwerk en ga zo maar door. Daarbij organiseren de lokale overheden de creatie en realisatie van hun voorlichtingsuitingen op verschillende manieren. Voorwaarde is het communicatiemanagement op een zo efficiënt mogelijke manier tot stand te laten komen.

Veranderend inkooplandschap voor overheidsdrukwerk

Bij printcommunicatie zijn overheidsinstanties gebonden aan wettelijke inkoopvoorschriften. Burgers zijn namelijk degenen die via belastinggeld de bestedingen betalen. Dit vereist zorgvuldig en goed inkoopbeleid. Voor een overheid is het noodzakelijk om de economisch meest voordelige communicatieleveranciers te selecteren. Van belang is ook dat deze partners betrouwbaar en innovatief op hun specialismen zijn, maar eveneens kwaliteit leveren en uitstekende services bieden. Dat maakt het inkopen van drukwerk geen makkelijke opgave. Het inkopen van communicatie verloopt doorgaans via dezelfde starre procedure. Overheden schrijven een tender uit. Er worden in de aanbesteding standaard afspraken met leveranciers gemaakt die gedurende een paar jaar vaststaan. In de praktijk zijn er echter geregeld afwijkende producten nodig en prijzen veranderen. Een moderne overheidsinstantie vertaalt dit in een flexibeler model van vraag en aanbod. Een online platform kan deze procesverbeteringen en efficiencyvoordelen digitaal handig structureren.
Dit online platform staat los van de drukwerk aanbestedingen. Een IT oplossing staat op zichzelf en overheden kunnen de wisselende partners via de aanbestedingen flexibel toevoegen of wijzigen. Een goede IT leverancier geeft software voor bestelgemak met een IT omgeving en overheden kunnen zelf kiezen waar, bij wie en hoe ze hun drukwerk laten produceren. Zo kunnen overheden hun printmanagement flexibel regelen vanuit een stabiel IT framework.

De whitepaper

In de whitepaper vind je als overheidsinstantie tips voor een modern communicatiebeleid. Een digitale overheid moet de bestaande starre procedures voor de inkoop en creatie van communicatie veranderen. Een brandportal is een oplossing voor de nieuwe eisen bij online inkoop van communicatieproducten. In de whitepaper staan adviezen waar je als instantie op moet letten welke componenten een goede brandportal heeft. Vervolgens volgt een beknopt overzicht van eisen waar een goede brandportal leverancier aan moet voldoen. Er is een casestudie van de Stad Antwerpen, de overheidsinstantie die hun inkoopmodel voor overheidsdrukwerk flexibel digitaal heeft vertaald voor alle 120 stedelijke organisaties met brandportals. De whitepaper geeft je als overheidsinstantie handige richtlijnen voor het dynamischer vormgeven van het (print)communicatiemanagement.

Inhoudsopgave whitepaper

  1. Overheidscommunicatie via brandportals
  2. Componenten van een goede brandportal
  3. Componenten van een goede brandportal leverancier
  4. In de praktijk: brandportals Stad Antwerpen
  5. Contactgegevens brandportal leverancier