Koppel de IT oplossing los!

Overheidsinstanties werken doorgaans volgens dezelfde procedure bij het aanbesteden van de media- of communicatie-inkoop. Een procedure waarbij een mediabureau of grafisch bedrijf voor drie of vier jaar de totale verantwoording krijgt voor de media-inkoop, communicatiecreatie en de IT omgeving.

De automatisering en beveiliging van het IT framework is echter te belangrijk en complex om bij een andere partij als een IT specialist onder te brengen. Met een losstaand IT framework kun je bovendien over alle aanbestedingen heen continu nieuwe partners, producten en prijzen wijzigen, terwijl de bestaande communicatie-uitingen, huisstijl templates, orderflow en alle geïntegreerde systemen beschikbaar blijven. Dat is precies het uitgangspunt voor deze whitepaper. Laat je inspireren!

Een andere manier van denken

In de whitepaper staan de voordelen van een losgekoppeld IT framework: een zogenaamde brandportal. Er is een vereenvoudiging en verduurzaming van het inkoopproces, consistentie in de uitstraling van de communicatie-uitingen en een uniforme werkwijze in een gebruiksvriendelijke webomgeving. Met een beveiligd en geautomatiseerd proces heb je een reductie van foutkansen, tijd en kosten. Het concept van een losstaande IT applicatie is echter nog niet wijd bekend, waardoor de voorgestelde prijzen in de huidige aanbestedingen vaak vele malen hoger zijn. Dit zorgt voor een vicieuze cirkel met een situatie waarin er geen ruimte blijft voor het loskoppelen van de huidige onderdelen. Er is een andere manier van denken vereist. Een denkwijze waarin de IT applicatie als duurzaam framework voor de organisatie van de communicatieprocessen wordt gezien met daarbinnen continu wisselende producten en leveranciers.

Verdere vermindering van kosten kan ook tot stand gebracht worden door flexibele prijsafspraken te maken met de leveranciers. In een aanbesteding worden standaard afspraken met leveranciers gemaakt die gedurende een paar jaar vaststaan. In de praktijk zijn er echter geregeld afwijkende producten nodig en prijzen veranderen. Een moderne overheidsinstantie vertaalt dit in een variabeler model van vraag en aanbod. Je kunt denken aan flexibele afspraken binnen de inkoopkaders. Binnen een nieuw contract kun je bijvoorbeeld met leveranciers afspreken om elk half jaar de prijzen en producten te actualiseren. Een IT systeem kan dit digitaal effectief structureren.

Aanvragen whitepaper

Inhoudsopgave whitepaper

1. Communicatie aanbestedingen en IT:

   De IT oplossing losgekoppeld
   Een duurzaam communicatie framework
   Aanbestedingen communicatie en IT onafhankelijk
   Een andere manier van denken: lagere kosten!
   Uitgangspunten voor een duurzaam communicatie framework

2. Componenten van een goed IT framework: De brandportal

   Van gebruikersbeheer en productbeheer tot bestelproces en een printklare PDF

3. Component uitgelicht: Creatie communicatie met online editor

   Een brandportal is een creatieportal
   Bewaking van huisstijl
   Verschillende formaten: offline én online
   Social media
   Adobe plugin

4. Component uitgelicht: Inkoop communicatie via IT koppelingen

   Een brandportal is een inkoopportal
   Inkopen met duizenden geautomatiseerde opties

5. Componenten van een goede IT leverancier

   Een brandportal is een IT project
   Van projectbegeleiding en support tot security en een voorbeeldomgeving

6. In de praktijk: casestudies brandportals

   Stad Antwerpen
   Smid Media Solutions

7. Trends IT, marketing en print

8. IT partner Prindustry