Een web2print bestelplatform dat voldoet aan de eisen van een overheidsopdracht
Elke onderwijsinstelling heeft dagelijks printnoden. Denk aan folders, affiches, examenpapier of bewegwijzering. Al die documenten moeten ontworpen, besteld en geleverd worden — vaak op verschillende locaties. Om dat proces vlotter en efficiënter te maken, kiezen steeds meer scholen, hogescholen en universiteiten voor een digitaal bestelplatform voor printdiensten. Zo’n systeem — ook wel een web2print-oplossing genoemd — biedt structuur en automatisatie in elke stap van het printproces.
In Vlaamse bestekken voor printdiensten wordt een online bestelsysteem steeds vaker expliciet gevraagd als onderdeel van de overheidsopdracht. Een goed functionerend bestelplatform maakt dan ook echt het verschil: voor de gebruikerservaring, de beheersbaarheid én de efficiëntie van het volledige traject.
In deze blog lees je hoe zo’n digitaal systeem werkt — en waarom het onmisbaar wordt in een professionele printaanpak binnen het Vlaamse onderwijs.
Wat is een bestelplatform voor printdiensten?
Een digitaal bestelplatform voor printdiensten is een centrale online omgeving waarin medewerkers van een onderwijsinstelling eenvoudig printmateriaal kunnen samenstellen, bestellen en opvolgen. Alles gebeurt automatisch en binnen de vooraf ingestelde huisstijl van de school, campus of onderwijskoepel. De bestellingen worden rechtstreeks doorgestuurd naar de drukwerkleverancier die je hebt gekozen in het bestek. Werk je met meerdere leveranciers? Dan kun je via het platform ook eenvoudig offertes aanvragen en vergelijken.
Zo behoud je overzicht op het complete proces vanuit één web2print bestelplatform voor Vlaamse onderwijsinstellingen.
Automatisch je printopdrachten beheren in één systeem
In veel onderwijsinstellingen gebeurt het beheer van printopdrachten nog via e-mails, Excelbestanden of losse communicatie. Dat leidt vaak tot versnippering, misverstanden en foutgevoelige processen.
Met een digitaal bestelplatform voor drukwerk wordt het volledige proces geautomatiseerd. Leerkrachten, administratieve diensten en communicatiemedewerkers kunnen zelfstandig printopdrachten aanmaken en opvolgen, zonder tussenkomst van een drukkerij of IT-afdeling. De beheerder behoudt het overzicht via één gebruiksvriendelijk dashboard.
Wat biedt een web2print bestelplatform?
- Een gebruiksvriendelijke bestelomgeving op maat van je onderwijsinstelling
- Templates in huisstijl voor professioneel en consistent drukwerk
- Automatische koppelingen met drukwerkpartners, voorraadbeheer en boekhouding
- Gebruikersrechten per campus, rol of dienst
- Realtime inzicht in bestellingen, budgetten en leveringen
Voor alle onderwijsniveaus in Vlaanderen
Een web2print platform is geschikt voor het volledige Vlaamse onderwijslandschap:
- Lagere en secundaire scholen (GO!, katholiek, stedelijk/netoverschrijdend)
- Hogescholen en universiteiten
- CVO’s, Syntra en andere opleidingsverstrekkers
- CLB’s en ondersteuningsnetwerken
- Schoolbesturen, koepelorganisaties en pedagogische diensten
Of je nu werkt vanuit één secretariaat of tientallen departementen beheert: het platform groeit mee met je structuur – dankzij een flexibele multi-user aanpak met rechten per gebruiker, dienst of locatie.
Klaar voor overheidsopdrachten en bestekken:
het Prindustry Platform
Werk je via een overheidsopdracht voor printdiensten? Dan past het Prindustry Platform perfect binnen die context. Onze software voldoet aan alle courante vereisten uit Vlaamse bestekken én biedt extra voordelen op vlak van veiligheid, flexibiliteit en ondersteuning.
Volledig conform de eisen uit bestekken:
- GDPR-conform en ISO 27001-gecertificeerd.
- Private cloudomgeving met hosting op Europese servers.
- Koppelbaar met externe systemen zoals boekhouding of SSO.
- Integratie met Vlaamse printpartners.
Modulair, schaalbaar en veilig platform:
- Software-as-a-Service (SaaS) met continue updates en support.
- Slim gebruikersbeheer met rollen per gebruiker, campus of locatie.
- Single Sign-On (SSO): één login voor alle gekoppelde systemen.
- Walletmodule voor budgetbeheer per gebruiker of afdeling.
- Uitbreidbaar met modules zoals offertebeheer, voorraadbeheer en filemanager.
Ervaring met onderwijs en overheid:
- Meer dan 10 jaar ervaring in web2print-software.
- Samenwerkingen met Vlaamse en Nederlandse overheids- en onderwijsinstanties.
- Volledige begeleiding bij implementatie, integratie en opleiding.
- Groot netwerk van Vlaamse printleveranciers.
Uitgelicht: Offertemodule
Een gebruiker kan via het portaal eenvoudig een offerteaanvraag uitsturen naar één of meerdere grafische leveranciers. Elke leverancier kan reageren, een alternatief voorstellen of akkoord gaan. Na selectie van de gewenste offerte worden de overige aanbieders automatisch afgemeld. De bestelling gaat vervolgens door naar de gekozen leverancier én naar de aanvrager. Ideaal voor onderwijsinstellingen die samenwerken met meerdere drukwerkpartners binnen één raamovereenkomst of bestek.
Uitgelicht: Gebruikersbeheer
Het platform werkt met een flexibel systeem van gebruikersrollen en -rechten. Als beheerder bepaal je per campus, team of gebruiker welke producten zichtbaar zijn, wie mag bestellen, al dan niet met goedkeuring, welke budgetten beschikbaar zijn en welke meldingen iemand ontvangt. Elke gebruiker krijgt een persoonlijk account dat gekoppeld is aan de juiste rechten. Zo beheer je eenvoudig tientallen gebruikers, locaties of afdelingen, zonder complexiteit of foutgevoelige processen.
Uitgelicht: Marktplaats met printpartners
Prindustry is geen drukkerij, maar een onafhankelijke softwarepartner. Via de Marktplaats in het bestelportaal koppel je eenvoudig je eigen drukwerkleveranciers aan het bestelplatform, bijvoorbeeld die uit een bestek of raamovereenkomst. Bestellingen worden automatisch doorgestuurd naar de juiste partner, zonder manueel werk of extra tools. Zo behoud je de vrijheid om te werken met je vertrouwde leveranciers, terwijl je het volledige printproces efficiënt en digitaal beheert.
Interesse? Vraag een demo aan
Wil je als onderwijsinstelling je printdiensten centraliseren, automatiseren en eenvoudig beheren? Of wil je weten hoe je een bestek opmaakt waarin een digitaal bestelplatform wordt meegenomen?
Vraag dan gerust een vrijblijvende demo of afspraak aan. We tonen je hoe je via één gebruiksvriendelijk platform al je drukwerk beheert, volledig afgestemd op de noden van jouw school of instelling.
