Communicatie aanbestedingen: De IT oplossing losgekoppeld

By 23 juni 2020Blog, Overheid
Communicatie aanbestedingen: De IT oplossing losgekoppeld

Een duurzaam communicatie framework

Overheidsinstanties werken doorgaans volgens dezelfde procedure bij het aanbesteden van de media- of communicatie-inkoop. Een procedure waarbij een mediabureau of grafisch bedrijf voor drie of vier jaar de totale verantwoording krijgt voor de media-inkoop, communicatiecreatie en de IT omgeving. De automatisering en beveiliging van het IT framework is echter te belangrijk en complex om bij een andere partij als een IT specialist onder te brengen. Met een losstaand IT framework kun je bovendien over alle aanbestedingen heen continu nieuwe partners, producten en prijzen wijzigen, terwijl de bestaande communicatie-uitingen, huisstijl templates, orderflow en alle geïntegreerde systemen beschikbaar blijven.

Aanbestedingen communicatie en IT onafhankelijk

Een losgekoppeld IT framework kan diverse facetten van communicatie – inkoop, creatie, diverse producten en productopties, leveranciers – flexibel organiseren. Zo’n IT oplossing is onafhankelijk van alle aanbestedingen voor media. Een IT framework staat op zichzelf en overheidsinstanties kunnen de wisselende communicatiepartners flexibel toevoegen en veranderen. Alle communicatie blijft bewaard. Deze producten kun je zodoende te allen tijde beheren en bestellen. Aanpassingen zijn eenvoudig te maken via de vastgestelde huisstijl templates. Zo kunnen overheden hun communicatieprocessen dynamisch regelen vanuit een stabiel IT framework.

Communicatie aanbestedingen: De IT oplossing losgekoppeld

Een andere manier van denken: lagere kosten!

De voordelen van een losgekoppeld IT framework zijn talrijk. Er is een vereenvoudiging en verduurzaming van het inkoopproces, consistentie in de uitstraling van de communicatie-uitingen en een uniforme werkwijze in een gebruiksvriendelijke webomgeving. Met een beveiligd en geautomatiseerd proces is alle data beveiligd en is er een reductie van foutkansen, tijd en kosten. Het concept van een losstaande IT applicatie is echter nog niet wijd bekend, waardoor de voorgestelde prijzen in de huidige aanbestedingen vaak vele malen hoger zijn. Dit zorgt voor een vicieuze cirkel met een situatie waarin er geen ruimte blijft voor het loskoppelen van de huidige onderdelen. Er is een andere manier van denken vereist. Een denkwijze waar de IT applicatie als duurzaam framework voor de organisatie van de communicatieprocessen wordt gezien met daarbinnen continu wisselende producten en leveranciers.
Verdere vermindering van kosten kan ook tot stand gebracht worden door flexibele prijsafspraken te maken met de leveranciers. In een aanbesteding worden standaard afspraken met leveranciers gemaakt die gedurende een paar jaar vaststaan. In de praktijk zijn er echter geregeld afwijkende producten nodig en prijzen veranderen. Een moderne overheidsinstantie vertaalt dit in een variabeler model van vraag en aanbod. Je kunt denken aan flexibele afspraken binnen de inkoopkaders. Binnen een nieuw contract kun je bijvoorbeeld met leveranciers afspreken om elk half jaar de prijzen en producten te actualiseren. Een IT systeem kan dit digitaal effectief structureren.

Communicatie aanbestedingen: De IT oplossing losgekoppeld

Uitgangspunten voor een duurzaam communicatie framework

Een toekomstbestendige IT applicatie voor de organisatie van communicatie-inkoop en –creatie moet minstens aan deze voorwaarden voldoen:

  • Alle communicatie-activiteiten in één systeem.
  • Flexibele online inkoop en creatie van alle producten.
  • Een IT framework dat duurzaam, schaalbaar en dynamisch is.
  • Consistente toepassing van de huisstijl.
  • Compleet automatische orderflow.
  • Tijdbesparing met gestandaardiseerde templates.
  • Integratiemogelijkheden met diverse systemen.
  • Professioneel opgemaakte PDF publicaties.
  • Een gebruiksvriendelijke, veilige en responsieve IT applicatie.
  • Inzicht in voortgang van bestellingen en verloop van activiteiten.
  • Door een IT partner met kennis van de complexe (grafi)media markt.

Zo’n softwareoplossing noemen wij de brandportal.

Communicatie aanbestedingen: De IT oplossing losgekoppeld

Een goed IT framework: de brandportal

Een brandportal is een gesloten IT omgeving waar je na het inloggen de eigen communicatieproducten vindt. Het is een webportal om merkcommunicatie te beheren, ontwerpen en bestellen. De brandportal is een volledig geautomatiseerd systeem dat alle gewenste instanties/afdelingen eenvoudig toegang geeft tot het online ontwerpen en bestellen van huisstijl (print)communicatie. Het gaat om een uitgebreid softwarepakket voor orders, offertes, boekhouding, facturatie, boekhouding, productinformatie, voorraad, betalingssystemen en online opmaak.
In de portal kun je alle communicatie inrichten. Briefpapier, visitekaartjes, flyers, social media banners. Allerlei soorten merkcommunicatie.
Met een brandportal is er volledige controle over alle aspecten van het communicatieproces, uiteraard afhankelijk van de toegewezen rollen. Een gebruiker van het platform kan een communicatieproduct ontwerpen en bestellen. Hij kan zelf in voorgedefinieerde huisstijl templates het (repeterende) communicatiewerk opmaken, zonder tussenkomst van een vormgever. Dit doe je via een online editor die huisstijl bewaking garandeert via smart templates. Een smart template kan veel verschillende formaten tegelijk genereren voor zowel online als offline media.
De bestelling kan helemaal automatisch afgehandeld worden. Voor offline communicatie kan de printklare PDF meteen in productie bij een leverancier naar wens vanuit koppelingen in de portal. In de backend achter de portal heb je een compleet overzicht van de orderflow, offertes en facturen. Je kunt hier specifieke instellingen inrichten voor kortingen, prijzen, verzendwijze of betalingswijze.
Diverse gespecialiseerde systemen zijn te integreren. Financiële programma’s of ERP oplossingen.