Samenwerking softwarepartners ProActive & Prindustry

By 19 oktober 2020Technologie

In één flow je communicatieproducten inkopen en inboeken

Eén oplossing voor het gehele inkoopmanagement van communicatieproducten. Dat is wat softwareontwikkelaars Prindustry en ProActive met een gezamenlijke connectie tot stand hebben gebracht. De brandportal van Prindustry geeft en handig bestelsysteem voor de inkoop en creatie van alle (print)communicatie producten. Via een speciale koppeling kan dit systeem nu verbonden worden met de ProActive Spend Cloud voor het beheer van de geldstromen van elke organisatie. Er is nu één automatische flow voor het inkoopmanagement: van de aanpassingen en het bestellen van het product tot de automatische controle en factuurverwerking.

De gezamenlijke software-oplossing betekent een grote stap in de efficiency van het communicatieproces voor veel organisaties die met meerdere teams of afdelingen werken. Het verbindt een bestelshop voor communicatie met een beheersysteem voor de zakelijke uitgaven. Door het proces van inkoop en factuurverwerking van alle verschillende teams binnen een organisatie zoveel mogelijk te automatiseren, kunnen zij tijd besparen met administratieve handelingen en reduceren ze de kansen op fouten in bestellingen.

ProActive en Prindustry

Apart van elkaar leveren de twee softwarebedrijven uit Haarlem hun eigen geavanceerde software. De één op het gebied van geldstromen, de ander op het gebied van web-to-print. Samen kunnen zij het proces voor communicatie-inkoop effectiever en digitaal te organiseren.

ProActive biedt één volledige oplossing voor alle zakelijke uitgaven. Van het gehele Purchase-to-Pay proces tot slimme betaalpassen voor medewerkers. Zij verenigen hun financiële software-oplossingen in één omgeving, de Spend Cloud. Deze Spend Cloud heeft vijf verschillende modules: Factuurverwerking, Inkoop, Contractmanagement, Kas & Pas en Declareren. Als organisatie bepaal je zelf welke modules bij je passen. Je stelt zelf stapsgewijs je eigen Spend Cloud op. Zo weet Kindergarden precies hoe hun financiën ervoor staan en hebben ze inzicht in budgeten. De kracht van de Spend Cloud is ontzorgen.

Prindustry biedt web-to-print software-oplossingen. Je kunt hiermee een eigen B2C whitelabel webshop of B2B brandportal beheren voor de verkoop, inkoop en/of creatie van (print)communicatie. Het gaat om SaaS (Software as a Service) oplossingen vanuit één centraal systeem, compleet met orders, offertes, facturatie, boekhouding, productinformatie, voorraad, betalingssystemen, online editing én meer. De kracht van Prindustry is verbinden: zij leggen digitale verbindingen tussen allerlei producten, partners en systemen.

De gezamenlijke connectie

De connectie tussen ProActive en Prindustry is een goed voorbeeld van één zo’n verbinding. Vanuit de Spend Cloud krijgen de gewenste medewerkers van een organisatie toegang tot diverse webwinkels. In de webwinkel van Prindustry, de brandportal, kunnen zij alle benodigde communicatieproducten selecteren – en indien nodig aanpassen met teksten of beelden. Communicatieproducten zoals flyers, uitnodigingen, posters of bedrijfskleding. Het aanpassen gebeurt binnen templates met vaststaande huisstijlelementen. Zo kan een organisatie erop vertrouwen dat alle uitingen in dezelfde uitstraling zijn. Vervolgens wordt de geplaatste order via de connectie in de Spend Cloud geïmporteerd. In plaats van de order dus in elke webshop separaat af te ronden, gebeurt alles nu in de Spend Cloud. Pas ná het fiatteringstraject wordt de bestelling automatisch aangeboden bij de gekoppelde leverancier onder vermelding van een ordernummer en kan deze worden verwerkt. De interne goedkeuringsprocessen zijn vooraf bepaald. In het inkoopsysteem is het mogelijk om de kostenplaats toe te voegen evenals eventuele andere benodigde informatie. Zo kunnen alle medewerkers vanaf verschillende locaties of afdelingen via één systeem hun inkoop afronden.

Het inkoopproces

  1. Samenstellen: Vooraf bepaal je als organisatie het bestelbedrag voor alle teams, de producten die besteld mogen worden en de leveranciers.
  2. Bestellen: Bij bestellingen in de webshop zien medewerkers alleen de producten waarvoor zij gerechtigd zijn. Zo worden de inkoopafspraken automatisch nageleefd en is controle voor deze bestellingen niet nodig.
  3. Akkoord: In de inkoopsoftware wordt van tevoren aangegeven welke orders een akkoord vereisen, deze komen vervolgens automatisch bij de juiste persoon terecht.
  4. Plaatsing: Na het akkoord wordt de bestelling automatisch bij de leverancier geplaatst.
  5. Controle: De orderstatus is continu te raadplegen door de besteller en geautoriseerde collega’s. Na controle of de volledige bestelling daadwerkelijk is geleverd wordt deze geregistreerd in de Spend Cloud en kan de factuur verder worden verwerkt.
  6. 3-way-matching: In combinatie met de module Factuurverwerking vindt vervolgens 3-way-matching plaats. De Spend Cloud checkt of de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur met elkaar matchen. Indien dit het geval is wordt de factuur automatisch goedgekeurd.

Infographic: Hoe werkt de connectie tussen Prindustry en de ProActive Spend Cloud?

Infographic connectie software ProActive - Prindustry