Stad Antwerpen kiest Prindustry platform

By 14 mei 2018Klanten, Overheid
Drukwerkportaal Antwerpen

Drukwerk via brandportals voor Stad Antwerpen

De Stad Antwerpen heeft als taak om bewoners, studenten, ondernemers en bezoekers goed te informeren over allerlei stedelijke zaken. Drukwerk vormt een essentieel deel van deze communicatie. “Bij het inkopen van drukwerk door de diverse stedelijke instanties van Antwerpen, kom je in een ingewikkeld web terecht met inkoopwetten en productvariaties”, vertelt Joris Heirbaut, directeur Media en Communicatie bij de Stad Antwerpen. “Wij wilden al deze factoren flexibeler bundelen in een digitaal platform. Prindustry was de aangewezen partij voor ons om deze online oplossing te creëren.”

Joris HeirbautDe Stad Antwerpen heeft haar communicatie decentraal georganiseerd. Er zijn ongeveer 120 stedelijke instanties die allemaal communiceren met een doelgroep. Dat zijn bijvoorbeeld de brandweer, politie, het stedelijk onderwijsnet, musea, bibliotheken of sociale dienstencentra. Zij hebben uiteenlopende wensen voor printcommunicatie. “Daarbij moeten zij zich houden aan complexe eisen”, duidt Joris. “De instanties zijn met handen en voeten gebonden aan inkoopwetten. De burgers zijn namelijk degenen die via belastinggeld de bestedingen van de stad betalen. Daarom is het voor ons noodzakelijk om de economisch meest voordelige leveranciers te selecteren. Het gaat bovendien om partijen die snel leveren, op maat werken en kwaliteit leveren. Dat maakt het inkopen van drukwerk geen makkelijke opgave.”

Afstappen van star proces
Het inkopen van drukwerk verliep jarenlang volgens dezelfde statische procedure. “De raamcontracten die we met printleveranciers maakten, hadden dezelfde kenmerken. Ze vielen binnen de juridische inkoopkaders en bevatten afspraken voor standaard producten tegen een bepaalde prijs. Dit stond vervolgens vast voor drie of vier jaar. Wij wilden hier soepeler mee om kunnen gaan. Prijzen kunnen bijvoorbeeld dalen. Ook bleek er in de praktijk regelmatig een afwijkende printvraag te zijn. De oude raamcontracten hadden geen flexibele schil. De instanties moesten zelf op zoek gaan naar andere partijen. Dat kost tijd. Als overheidsinstantie moeten wij zo efficiënt en integer mogelijk inkopen.”

Infographic drukwerkportaalPlan naar dynamiek
Er moest een nieuwe werkwijze komen. De Stad Antwerpen wilde alle opties en eisen rondom het bestellen van drukwerk dynamischer vormgeven. Joris stelde een nieuw plan samen om dit te bereiken. “Stap één was het selecteren van geschikte drukkers en printproducten. Met deze partners maakten we flexibele afspraken binnen de inkoopkaders. Binnen de nieuwe raamcontracten is het mogelijk dat de drukkers elk half jaar hun prijzen en producten actualiseren. Dit flexibele model van vraag en aanbod wilden we vervolgens digitaal vertalen. Dat moest niet zomaar een webshop zijn met drukwerkproducten. Het doel was een online oplossing waarin we alle stedelijke instanties, drukkerijen en productvariaties bundelen.”

Drukwerkportaal AntwerpenEen flexibel platform
Prindustry kwam als meest geschikte partij uit de bus voor het ontwikkelen van dit platform. “Dat schoentje paste als gegoten. Prindustry heeft ervaring met het verbinden van partners in een webportal met een centraal inkoop- en bestelsysteem. Vanuit de Stad Antwerpen zijn er brandportals gekomen voor onze stedelijke instanties. Elke instantie bestelt producten in de eigen huisstijl. Prindustry heeft alle opties voor drukwerk, sign en freelancers hierin ontsloten. Het is een volledig geautomatiseerde oplossing voor het aanvragen van offertes, bestellen van producten, doorzetten van orders en factureren. Bijzonder is dat Prindustry ook de financiële flow met SAP kon integreren. SAP is een specifiek budgetteringssysteem. Het betreft een gecompliceerde financiële planning van productcodes en budgetlijnen. SAP is via een API verbinding gekoppeld aan de portals. Die koppeling is uitermate goed gelukt.”

Goede ervaringen
Binnen drie maanden was het hele platform met brandportals per januari 2018 operationeel. “Er zijn in korte tijd al ruim 800 bestellingen via de portal gegaan. Alles loopt op rolletjes. We zijn zeer tevreden. De verschillende instanties vinden het ontzettend handig werken. Het bespaart hen veel tijd. Aan de achterkant werkt alles naar behoren. De opdrachten verlopen automatisch. Visueel is het ook een goed plaatje. We blijven met de portal in ontwikkeling. We voegen steeds nieuwe templates toe voor alle interne klanten. Nu zijn er al templates voor visitekaartjes en bewonersbrieven beschikbaar.”

Uitzonderlijke strategie
Met het platform van Prindustry is de Stad Antwerpen nu in staat het inkopen van drukwerk snel en flexibel digitaal te regelen. “Dat zorgt ervoor dat wij de communicatie op het juiste moment krijgen bij de doelgroep”, besluit Joris. “In onze mediastrategie zal printcommunicatie zijn rol blijven opeisen. Niet-digitale burgers willen we ook goed informeren en enthousiasmeren. Ook bij grootscheepse of kleinere eventcampagnes is outdoor drukwerk niet weg te denken. Dit printmanagement hebben we nu op een goede manier online vormgegeven. Fantastisch hoe Prindustry dat voor ons heeft neergezet!”