Gemeente Den Haag maakt print toegankelijk en duurzaam met Prindustry Brandportal

De afdeling Multimedia van de Gemeente Den Haag ondersteunt alle gemeentelijke diensten met de vormgeving en productie van communicatiemiddelen. Van posters en bewonersbrieven tot beleidsnota’s en campagnemateriaal.
Peter Smit brengt jarenlange ervaring mee sinds zijn start in 1988, toen nog bij de gemeentelijke drukkerij. “We zijn de creatieven binnen het politieke netwerk van de gemeente. Wij vertalen alle communicatie naar krachtige, visuele materialen. Fantastisch werk! Het mooiste is als je je eigen posters terugziet langs de weg, of je campagne tegenkomt in de kroeg. Tijdens coronatijd maakten we een poster om de zorg te bedanken – voor mij een van de mooiste uitingen die ik ooit in het straatbeeld heb teruggezien.”

De afdeling Multimedia is volledig gericht op het verzorgen van alle offline communicatie voor de gemeente. Met een team van zeven vormgevers en zeven accountbeheerders zorgt het team ervoor dat elke boodschap volgens de correcte huisstijl, professioneel én snel de deur uitgaat. “Het liefst gisteren nog,” zegt Peter lachend. In alle communicatie staat toegankelijkheid centraal: de informatie moet begrijpelijk en bereikbaar zijn voor elke Haagse inwoner. Daarom blijft print- en drukwerk een essentiële schakel. “Niet iedereen heeft een computer. We versturen nog altijd veel folders en bewonersbrieven om iedereen goed te kunnen informeren.”

Als je kijkt naar de vele communicatiemiddelen die een gemeente nodig heeft, is een gestroomlijnd bestel- en opmaakproces essentieel. De Gemeente Den Haag had al een Brandportal in gebruik, maar liep tegen beperkingen aan. Er was behoefte aan een gebruiksvriendelijker systeem dat makkelijker schaalt met nieuwe wensen. Met de nieuwe Prindustry Brandportal kunnen medewerkers zelfstandig printmaterialen bewerken binnen vaste huisstijltemplates en direct bestellingen plaatsen bij de interne printservice. Peter: “De nieuwe omgeving is overzichtelijker, sneller en beter ingericht op doorontwikkeling. Het is er niet alleen voor de vormgeving van producten, maar kan ook diverse leveranciers en andere software koppelen.”

Bestelpagina voor posters

Medewerkers loggen eenvoudig in via Single Sign-On en vinden daar een overzicht van beschikbare printproducten, zoals rapportomslagen, visitekaartjes, folders, flyers of naambadges. Deze materialen kunnen ze zelf aanpassen in templates in het portaal via de ontwerpeditor. “De templates zijn vooraf ingericht met onze vaste huisstijlonderdelen,” vertelt Peter. “Zo staat de logogrootte altijd goed en worden nieuwe teksten automatisch op de juiste plek ingevuld. Als het product af is kunnen medewerkers hun bestelling met één druk op de knop direct doorzetten naar onze interne printservice.”

Een andere module in het platform richt zich op print on demand: print op afroep. “Dat betekent dat er pas iets geprint wordt zodra er echt behoefte aan is,” legt Peter uit. “Bijvoorbeeld een stapeltje nieuwe folders voor op een balie of nieuwe flyers om uit te delen. Vroeger lieten we grote aantallen tegelijk drukken en moesten we soms veel weggooien omdat er tussentijds iets was gewijzigd. Nu voorkomen we verspilling en werken we een stuk efficiënter en duurzamer.”

Een IT-project live krijgen binnen een overheidsinstantie vraagt om zorgvuldigheid. “Er zijn veel strikte beveiligingseisen, zowel voor ons als voor de softwarepartner. De samenwerking met Prindustry verliep daarin bijzonder prettig. Ze toonden aan dat hun platform voldoet aan alle beveiligingsnormen én het werkt ook nog eens gebruiksvriendelijk. Bovendien levert het tijd- en kostenbesparing op. Je wilt niet weten hoe vaak ons team bijvoorbeeld nog vragen kreeg om nieuwe visitekaartjes te maken. Nu regelen medewerkers dat zelf, snel en makkelijk via de template in de Brandportal. Ik kijk ernaar uit om het portaal de komende jaren verder uit te breiden met nieuwe functionaliteiten!”