Mit dem Budgetmanagement erhält jeder Nutzer sein eigenes Budget für Druck- und Kommunikationsmaterial – innerhalb einer einzigen Umgebung. Jeder Nutzer arbeitet über ein persönliches Konto, sodass sich Bestellungen und Ausgaben stets eindeutig zuordnen lassen. Nutzer sehen jederzeit, wie viel Budget verfügbar ist, und können selbstständig bestellen. Als Administrator legen Sie die finanziellen Rahmenbedingungen fest und behalten den Überblick über die Ausgaben. So funktioniert das Budget wie eine digitale Geldbörse: einfach für den Nutzer, transparent für Sie.
Individuelles Budget, zentrale Kontrolle
Budgetmanagement
Weisen Sie jedem Nutzer ein Budget für Print- und Kommunikationsmaterial zu, verfolgen Sie Ausgaben in Echtzeit und lassen Sie Nutzer selbstständig bestellen – innerhalb der finanziellen Vorgaben Ihres Unternehmens.
Ein persönliches Budget für jeden Nutzer
Budgets einrichten
Weisen Sie jedem Nutzer ein eigenes Budget zu – innerhalb eines Kundenportals, Brandportals oder Webshops.
Sie legen fest, welcher Betrag verfügbar ist, und können das Budget automatisch in einem festen Rhythmus erneuern lassen. So geben Sie Nutzern beispielsweise ein wiederkehrendes Budget für Marketingmaterial, Werbegeschenke oder lokale Kampagnen.
In Kombination mit der Nutzerverwaltung legen Sie außerdem fest:
- welche Kommunikationsprodukte ein Nutzer bestellen darf;
- welche Bereiche des Portals zugänglich sind;
- welche Rollen und Rechte gelten.
So stimmen Sie das Budget genau auf die Rolle und die Bestellmöglichkeiten jedes einzelnen Nutzers ab.
Ausgaben verfolgen und begrenzen
Sehen Sie pro Nutzer, wie viel bereits ausgegeben wurde und welcher Betrag noch übrig ist. Als Administrator haben Sie stets den aktuellen Budgetstand im Blick. Auch der Nutzer sieht im Portal, wie viel Restbudget noch zur Verfügung steht.
So kann der Nutzer selbstständig innerhalb seines Budgets bestellen, ohne jedes Mal nachfragen zu müssen, wie viel noch verfügbar ist.
Ist eine Bestellung teurer als das verfügbare Budget? Dann wird das Budget automatisch vollständig eingesetzt, und der Nutzer zahlt lediglich die Differenz. So scheitert keine Bestellung an ein paar Euro fehlendem Budget.
Bestellungen genehmigen
Das Budgetmanagement kann Teil des Genehmigungsprozesses für Bestellungen sein.
Ein Nutzer gibt eine Bestellung innerhalb seines verfügbaren Budgets auf. Anschließend legt das System die Bestellung einem Administrator oder einer anderen zuständigen Person zur Genehmigung vor.
Budget und Autorisierung greifen dabei zusammen:
- das Budget bestimmt, wie viel jemand ausgeben darf;
- Rollen und Rechte bestimmen, was jemand bestellen darf;
- der Genehmigungsprozess entscheidet, ob die Bestellung final verarbeitet wird.
So steuern Sie nicht nur den Betrag, sondern auch, wer was bestellen darf und welche Bestellungen zuerst geprüft werden müssen.
So funktioniert das Budgetmanagement
- Nutzerkonto anlegen — Jeder Nutzer erhält ein persönliches Konto innerhalb des Portals.
- Rollen und Rechte festlegen — Bestimmen Sie, welche Bereiche zugänglich sind und welche Kommunikationsprodukte der Nutzer bestellen darf.
- Budget zuweisen — Legen Sie den verfügbaren Betrag fest und richten Sie bei Bedarf eine automatische Erneuerung ein.
- Nutzer selbstständig bestellen lassen — Der Nutzer wählt ein Kommunikationsprodukt — zum Beispiel ein Poster, einen Flyer oder ein Werbegeschenk —, wählt die gewünschten Optionen und gibt die Bestellung innerhalb seines Budgets auf.
- Bei Bedarf einen Genehmigungsschritt hinzufügen — Lassen Sie eine Bestellung vorab prüfen, bevor sie final verarbeitet wird.
- Budget verfolgen und anpassen — Prüfen Sie den aktuellen Budgetstand und passen Sie den verfügbaren Betrag bei Bedarf an.
Kundenreferenz: Happy Partner Shops
”Arvato nutzt die Prindustry-Plattform für mehrere Happy Partner Shops. Diese Portale sind für Account-Manager eines internationalen Telekommunikationsunternehmens eingerichtet.
Über die Portale unterstützen die Account-Manager Wiederverkäufer mit Geschenken wie Blumen, Karten und Torten. Zudem können sie verkaufsunterstützendes Marketingmaterial bestellen.
Jeder Account-Manager erhält ein eigenes Budget innerhalb der Bestellplattform und kann damit selbstständig Produkte für seine Partner bestellen.
„Es geht nicht nur um die Herstellung von Marketingmaterial, sondern um die gesamte, spezifische und finanzielle Abwicklung der Kampagnen. Ein Budget zuweisen und nutzen zu können, gehört dazu.“
So können Account-Manager ihre Partner persönlich unterstützen, während Arvato den Überblick über die Ausgaben behält.
Wie das in die Prindustry-Plattform passt
Das Budgetmanagement arbeitet mit anderen Bausteinen der Prindustry-Plattform zusammen. So verbinden Sie diese Module zu einem einzigen, durchgängigen Workflow für Bestellung, Kontrolle und Abwicklung.
| Modul | Beschreibung |
|---|---|
| Angebotsmanagement | Erstellen Sie professionelle Angebote und verwalten Sie den gesamten Angebotsprozess zentral. |
| Auftragsmanagement | Automatisieren Sie die Auftragsabwicklung, Statusverfolgung und Administration in einem durchgängigen Workflow. |
| Benutzerverwaltung | Verwalten Sie Benutzer, Berechtigungen und Freigabeworkflows in einem zentralen System. |
| Bestellportal | Ermöglichen Sie Online-Bestellungen über einen angebundenen Webshop oder ein Brand Portal. |
| Dateimanagement | Speichern, organisieren und teilen Sie Kommunikationsdateien auf einer zentralen Plattform. |
| Druck-Marktplatz | Vernetzen Sie Druckereien, Reseller und Printmanager auf einem gemeinsamen Marktplatz. |
| Preiskalkulation | Kalkulieren Sie präzise Produktpreise auf Basis Ihrer Produktionsprozesse und Spezifikationen. |
| Produktkatalog-Management | Erstellen und verwalten Sie einen zentralen Online-Produktkatalog für Ihr Drucksortiment. |
Ausgaben im Griff
Lassen Sie Nutzer selbstständig bestellen – innerhalb klarer finanzieller Vorgaben.
Mit dem Budgetmanagement steuern Sie Budgets für Print- und Kommunikationsmaterial, Rechte und Genehmigungen aus einer einzigen Umgebung. So geben Sie Nutzern Spielraum, während Sie die Ausgaben im Blick behalten.
