Mit dem Budgetmanagement erhält jeder Nutzer sein eigenes Budget für Druck- und Kommunikationsmaterial – innerhalb einer einzigen Umgebung. Jeder Nutzer arbeitet über ein persönliches Konto, sodass sich Bestellungen und Ausgaben stets eindeutig zuordnen lassen. Nutzer sehen jederzeit, wie viel Budget verfügbar ist, und können selbstständig bestellen. Als Administrator legen Sie die finanziellen Rahmenbedingungen fest und behalten den Überblick über die Ausgaben. So funktioniert das Budget wie eine digitale Geldbörse: einfach für den Nutzer, transparent für Sie.
Individuelles Budget, zentrale Kontrolle
Budgetmanagement
Weisen Sie jedem Nutzer ein Budget für Print- und Kommunikationsmaterial zu, verfolgen Sie Ausgaben in Echtzeit und lassen Sie Nutzer selbstständig bestellen – innerhalb der finanziellen Vorgaben Ihres Unternehmens.
Ein persönliches Budget für jeden Nutzer
Budgets einrichten
Weisen Sie jedem Nutzer ein eigenes Budget zu – innerhalb eines Kundenportals, Brandportals oder Webshops.
Sie legen fest, welcher Betrag verfügbar ist, und können das Budget automatisch in einem festen Rhythmus erneuern lassen. So geben Sie Nutzern beispielsweise ein wiederkehrendes Budget für Marketingmaterial, Werbegeschenke oder lokale Kampagnen.
In Kombination mit der Nutzerverwaltung legen Sie außerdem fest:
- welche Kommunikationsprodukte ein Nutzer bestellen darf;
- welche Bereiche des Portals zugänglich sind;
- welche Rollen und Rechte gelten.
So stimmen Sie das Budget genau auf die Rolle und die Bestellmöglichkeiten jedes einzelnen Nutzers ab.
Ausgaben verfolgen und begrenzen
Sehen Sie pro Nutzer, wie viel bereits ausgegeben wurde und welcher Betrag noch übrig ist. Als Administrator haben Sie stets den aktuellen Budgetstand im Blick. Auch der Nutzer sieht im Portal, wie viel Restbudget noch zur Verfügung steht.
So kann der Nutzer selbstständig innerhalb seines Budgets bestellen, ohne jedes Mal nachfragen zu müssen, wie viel noch verfügbar ist.
Ist eine Bestellung teurer als das verfügbare Budget? Dann wird das Budget automatisch vollständig eingesetzt, und der Nutzer zahlt lediglich die Differenz. So scheitert keine Bestellung an ein paar Euro fehlendem Budget.
Bestellungen genehmigen
Das Budgetmanagement kann Teil des Genehmigungsprozesses für Bestellungen sein.
Ein Nutzer gibt eine Bestellung innerhalb seines verfügbaren Budgets auf. Anschließend legt das System die Bestellung einem Administrator oder einer anderen zuständigen Person zur Genehmigung vor.
Budget und Autorisierung greifen dabei zusammen:
- das Budget bestimmt, wie viel jemand ausgeben darf;
- Rollen und Rechte bestimmen, was jemand bestellen darf;
- der Genehmigungsprozess entscheidet, ob die Bestellung final verarbeitet wird.
So steuern Sie nicht nur den Betrag, sondern auch, wer was bestellen darf und welche Bestellungen zuerst geprüft werden müssen.
So funktioniert das Budgetmanagement
- Nutzerkonto anlegen — Jeder Nutzer erhält ein persönliches Konto innerhalb des Portals.
- Rollen und Rechte festlegen — Bestimmen Sie, welche Bereiche zugänglich sind und welche Kommunikationsprodukte der Nutzer bestellen darf.
- Budget zuweisen — Legen Sie den verfügbaren Betrag fest und richten Sie bei Bedarf eine automatische Erneuerung ein.
- Nutzer selbstständig bestellen lassen — Der Nutzer wählt ein Kommunikationsprodukt — zum Beispiel ein Poster, einen Flyer oder ein Werbegeschenk —, wählt die gewünschten Optionen und gibt die Bestellung innerhalb seines Budgets auf.
- Bei Bedarf einen Genehmigungsschritt hinzufügen — Lassen Sie eine Bestellung vorab prüfen, bevor sie final verarbeitet wird.
- Budget verfolgen und anpassen — Prüfen Sie den aktuellen Budgetstand und passen Sie den verfügbaren Betrag bei Bedarf an.
Kundenreferenz: Happy Partner Shops
”Arvato nutzt die Prindustry-Plattform für mehrere Happy Partner Shops. Diese Portale sind für Account-Manager eines internationalen Telekommunikationsunternehmens eingerichtet.
Über die Portale unterstützen die Account-Manager Wiederverkäufer mit Geschenken wie Blumen, Karten und Torten. Zudem können sie verkaufsunterstützendes Marketingmaterial bestellen.
Jeder Account-Manager erhält ein eigenes Budget innerhalb der Bestellplattform und kann damit selbstständig Produkte für seine Partner bestellen.
„Es geht nicht nur um die Herstellung von Marketingmaterial, sondern um die gesamte, spezifische und finanzielle Abwicklung der Kampagnen. Ein Budget zuweisen und nutzen zu können, gehört dazu.“
So können Account-Manager ihre Partner persönlich unterstützen, während Arvato den Überblick über die Ausgaben behält.
Wie passt das zur Prindustry Platform?
Die Prindustry Platform ist eine SaaS-Verwaltungsplattform für Printmanagement.
Sie verbindet alle Schritte in Ihrem Prozess, von Sortiment und Kalkulation bis zu Aufträgen und Rechnungsstellung.
| Feature | Was können Sie damit machen? |
|---|---|
| Angebotsmanagement | Erstellen Sie schnell Angebote mit aktuellen Preisen und wandeln Sie sie in einen Auftrag um. |
| API | Eigene API für Bestellungen: Teilen Sie Ihr Sortiment mit externen Webshops und Systemen. |
| Auftragsmanagement | Automatisieren Sie Ihre Auftragsabwicklung von der Bestellung bis zur Produktion. |
| Benutzerverwaltung | Legen Sie pro Nutzer Zugang, Rollen und Rechte innerhalb der Bestellumgebung fest. |
| Bestandsverwaltung | Halten Sie Ihren Bestand aktuell und zeigen Sie, welche Produkte verfügbar sind. |
| Budgetmanagement | Geben Sie Nutzern ein eigenes Budget und behalten Sie die Ausgaben im Blick. |
| Dateiverwaltung | Alle Dateien an einem Ort. Nutzen Sie sie direkt in Vorlagen, Angeboten und Aufträgen. |
| Editor | Lassen Sie Nutzer Materialien innerhalb fester Vorgaben selbst personalisieren. |
| Kalkulation | Berechnen Sie Kosten- und Verkaufspreise auf Basis Ihrer eigenen Maschinen und Materialien. |
| Marktplatz | Kaufen und verkaufen Sie auf der unabhängigen Plattform für Druckeinkäufer und Produzenten. |
| Preflight | Prüfen Sie Druckdaten automatisch auf technische Fehler. |
| Projektmanagement | Bringen Sie alle Bestandteile eines Projekts zusammen: Preise, Kommunikation, Aufträge. |
| Rechnungsstellung | Vom Auftrag zur Rechnung, mit Anbindung an Ihre Buchhaltungssoftware. |
| Sortimentsmanagement | Erstellen Sie Ihren Produktkatalog und verwalten Sie Produkte, Optionen und Preise. |
| Storefronts | Richten Sie mehrere Bestellumgebungen ein und verwalten Sie sie über ein System. |
Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben
Lassen Sie Nutzer selbstständig bestellen – innerhalb klarer finanzieller Vorgaben.
Mit dem Budgetmanagement steuern Sie Budgets für Print- und Kommunikationsmaterial, Rechte und Genehmigungen aus einer einzigen Umgebung. So geben Sie Nutzern Spielraum, während Sie die Ausgaben im Blick behalten.
