Met budgetbeheer geef je iedere gebruiker een eigen budget voor drukwerk en communicatiemateriaal binnen één omgeving. Iedere gebruiker werkt vanuit een persoonlijk account. Daardoor herleid je bestellingen en uitgaven altijd tot de juiste gebruiker. De gebruiker ziet hoeveel budget beschikbaar is en kan zelfstandig bestellen. Als beheerder bepaal je de financiële voorwaarden en houd je overzicht over de bestedingen. Zo werkt budget als een digitale portemonnee: makkelijk voor de gebruiker, overzichtelijk voor jou.
Individueel budget, centrale controle
Budgetbeheer
Wijs per gebruiker een budget toe voor print en communicatiematerialen, volg uitgaven real-time en laat gebruikers zelfstandig bestellen binnen de financiële afspraken van jouw organisatie.
Persoonlijk budget per gebruiker
Budget instellen
Ken iedere gebruiker een eigen budget toe binnen een klantportaal, brandportal of webshop.
Je bepaalt welk bedrag beschikbaar is en kunt het budget automatisch laten vernieuwen op basis van een vaste periode. Zo geef je gebruikers bijvoorbeeld een terugkerend budget voor marketingmaterialen, relatiegeschenken of lokale campagnes.
In combinatie met gebruikersbeheer bepaal je daarnaast:
- welke communicatieproducten de gebruiker mag bestellen;
- welke onderdelen van het portaal toegankelijk zijn;
- welke rollen en rechten van toepassing zijn.
Zo stem je het budget af op de rol en bestelmogelijkheden van iedere gebruiker.
Bestedingen volgen en begrenzen
Volg per gebruiker hoeveel er is besteed en welk bedrag resteert. Als beheerder zie je de actuele budgetstand. Ook de gebruiker ziet in het portaal hoeveel bestedingsruimte nog over is.
Zo kan de gebruiker zelfstandig bestellen binnen het toegekende budget, zonder telkens te hoeven navragen hoeveel er nog beschikbaar is.
Is een bestelling duurder dan het beschikbare budget? Dan wordt het budget automatisch volledig ingezet, en betaalt de gebruiker alleen het verschil bij. Zo hoeft niemand een bestelling te laten stranden op een paar euro te weinig budget.
Bestellingen goedkeuren
Budgetbeheer kan onderdeel zijn van de goedkeuringsflow voor bestellingen.
Een gebruiker plaatst een bestelling binnen het beschikbare budget. Vervolgens legt het systeem de order ter goedkeuring voor aan een beheerder of andere verantwoordelijke.
Budget en autorisatie werken daarmee samen:
- het budget bepaalt hoeveel iemand mag besteden;
- rollen en rechten bepalen wat iemand mag bestellen;
- de goedkeuringsflow bepaalt of de order definitief wordt verwerkt.
Zo stuur je niet alleen op het bedrag, maar ook op wie wat mag bestellen en welke orders eerst moeten worden beoordeeld.
Zo werkt Budgetbeheer
- Maak een gebruikersaccount aan
Iedere gebruiker krijgt een persoonlijk account binnen het portaal. - Stel rollen en rechten in
Bepaal welke onderdelen toegankelijk zijn en welke communicatieproducten de gebruiker mag bestellen. - Ken een budget toe
Leg vast welk bedrag beschikbaar is en stel eventueel een automatische vernieuwingsperiode in. - Laat de gebruiker zelfstandig bestellen
De gebruiker kiest een communicatieproduct — bijvoorbeeld een poster, flyer of relatiegeschenk — selecteert de gewenste opties en plaatst de bestelling binnen het toegekende budget. - Voeg indien nodig een goedkeuringsstap toe
Laat een bestelling eerst beoordelen voordat deze definitief wordt verwerkt. - Volg en wijzig het budget
Bekijk de actuele budgetstand en pas het beschikbare bedrag aan wanneer dat nodig is.
Klantcase: Happy Partner Shops
”Arvato gebruikt het Prindustry Platform voor verschillende Happy Partner Shops. Deze portalen zijn er voor de accountmanagers van een internationaal telecombedrijf.
Via de portalen ondersteunen de accountmanagers wederverkopers met cadeaus, zoals bloemen, kaarten en taarten. Ook kunnen zij verkoopondersteunende marketingmaterialen bestellen.
Iedere accountmanager ontvangt een eigen budget binnen het bestelplatform. Daarmee kan hij zelfstandig producten bestellen voor zijn partners.
“Het gaat niet alleen om het vervaardigen van marketingmaterialen, maar om de gehele, specifieke en financiële afhandeling van de campagnes. Een budget kunnen toewijzen en gebruiken hoort daarbij.”
Zo kunnen accountmanagers hun partners persoonlijk ondersteunen, terwijl Arvato inzicht houdt in de uitgaven.
Hoe past dit in het Prindustry Platform?
Budgetbeheer werkt samen met andere onderdelen van het Prindustry Platform.
Zo combineer je deze onderdelen tot één samenhangende workflow voor bestellen, controleren en afhandelen.
| Module | Beschrijving |
|---|---|
| Assortimentsbeheer | Bouw en beheer een centrale online productcatalogus voor je printassortiment. |
| Bestandsbeheer | Bewaar, organiseer en deel communicatiebestanden vanuit één centrale omgeving. |
| Bestelportaal | Maak online bestellen mogelijk via een webshop of brandportal gekoppeld aan je systeem. |
| Calculatietool | Bereken nauwkeurige productprijzen op basis van je eigen productieproces. |
| Gebruikersbeheer | Regel gebruikers, rechten en goedkeuringsflows voor optimale controle. |
| Marktplaats | Breng producenten, resellers en printmanagers samen in één platform. |
| Offertebeheer | Maak professionele offertes en beheer het complete offerteproces centraal. |
| Orderbeheer | Automatiseer orderverwerking, opvolging en administratie binnen één workflow. |
Bestedingen goed geregeld
Laat gebruikers zelfstandig bestellen binnen duidelijke financiële kaders.
Met budgetbeheer beheer je budgetten voor print en communicatiemateriaal, rechten en goedkeuringen vanuit één omgeving. Zo geef je gebruikers ruimte, terwijl je zicht houdt op de bestedingen.
