Trend: Overheidscommunicatie via brandportals

By 20 augustus 2018Blog, Overheid
portal

Automatisering 2.0: brandportal voor communicatiebestellingen

Gemeenten hebben als taak om bewoners, studenten, ondernemers en bezoekers goed te informeren over allerlei stedelijke zaken. Drukwerk vormt een essentieel deel in deze communicatie. Bij het inkopen van drukwerk door de diverse gemeentelijke instanties en afdelingen, kom je in een ingewikkeld web terecht met inkoopwetten en productvariaties. Het is handig om al deze factoren samen flexibel en efficiënt te organiseren in een digitaal platform. Een brandportal is een oplossing voor de moderne eisen.

overheidscommunicatieOverheidscommunicatie is een belangrijk onderdeel van het gemeentebeleid. Burgers hebben recht op informatie vanuit de overheid. Ook willen gemeenten draagvlak creëren voor nieuwe ontwikkelingen en beslissingen. Daarvoor zetten zij communicatie in: digitaal en in print. In de mediastrategie gaan digitale communicatie en printcommunicatie tegenwoordig hand in hand. Het gaat erom de communicatieboodschap op het juiste moment bij de juiste doelgroep te krijgen. Gemeenten kunnen informeren via social media, nieuwsbrieven, bewonersbrieven, outdoor drukwerk en ga zo maar door. Daarbij organiseren de lokale overheden de creatie en realisatie van hun voorlichtingsuitingen op verschillende manieren. Voorwaarde is het communicatiemanagement op een zo efficiënt mogelijke manier tot stand te laten komen.

internetVeranderend inkooplandschap voor overheidsdrukwerk
Bij printcommunicatie zijn overheidsinstanties gebonden aan wettelijke inkoopvoorschriften. Burgers zijn namelijk degenen die via belastinggeld de bestedingen van de stad betalen. Dit vereist zorgvuldig en goed inkoopbeleid. Voor een lokale overheid is het noodzakelijk om de economisch meest voordelige communicatieleveranciers te selecteren. Van belang is ook dat deze partners betrouwbaar en innovatief op hun specialismen zijn, maar eveneens kwaliteit leveren en uitstekende services bieden. Dat maakt het inkopen van drukwerk geen makkelijke opgave. Het inkopen van communicatie verloopt doorgaans via dezelfde statische procedure. Overheden schrijven een tender uit. Communicatiemiddelen en daaraan gerelateerde ICT oplossingen gaan samen in zo’n aanbesteding. Door de toenemende oriëntatie op procesverbeteringen en efficiencyvoordelen vereist dit specifieke gebied van workflow automatisering in toenemende mate een IT focus bij aanbestedingen. Mede door de AVG privacywetgeving zijn de IT eisen steeds complexer.

portal2Compleet geautomatiseerd proces met een brandportal
Voor gemeenten is het handig om alle facetten voor het inkopen, bestellen, de diverse communicatieproducten en leveranciers en IT eisen te verenigen in één online oplossing. Een brandportal is een oplossing voor de nieuwe eisen bij online inkoop van communicatieproducten. Met een brandportal bundel je alle communicatieproducten in één geautomatiseerd systeem. Het is een veilige webportal om de communicatie te beheren, ontwerpen en bestellen. Belangrijk gegeven is het online kunnen wijzigen van de producten. Vaak moeten de afdelingen of instanties van een gemeente de communicatieproducten aanpassen voor hergebruik; met bijvoorbeeld een nieuwe boodschap. Om de uitvoering van dit werk sneller te doen en het routinematige aspect makkelijker te maken, is verandering van werkwijze nodig. Werken met een brandportal biedt significante voordelen: vereenvoudiging van het proces, consistentie van de huisstijl en een uniforme werkwijze in een gebruiksvriendelijke webomgeving. Met een geautomatiseerd proces heb je een reductie van foutkansen, tijd en geld. Met een eigen portal beheer je de communicatieprocessen van de gemeente centraal en kunnen de diverse medewerkers decentraal gemakkelijk producten (in de eigen huisstijl) aanpassen, beheren en bestellen. Je kunt als gemeente zelf de gewenste communicatieproducten en leveranciers van deze producten selecteren voor in de brandportal.

drukwerkportal AntwerpenIn de praktijk: Drukwerk via brandportals voor Stad Antwerpen
In België zijn er al enkele gemeenten actief met brandportals voor het bestellen en beheren van hun printmanagement. Zo zijn er vanuit de Stad Antwerpen brandportals gekomen voor alle 120 stedelijke instanties. Elke instantie bestelt producten in de eigen huisstijl. Het Haarlemse IT bedrijf Prindustry heeft alle productopties voor drukwerk en sign hierin ontsloten. Het is een volledig geautomatiseerde oplossing voor het aanvragen van offertes, bestellen van producten, doorzetten van orders en factureren. Het financiële budgetteringssysteem SAP is in de portal geïntegreerd. Voor een modern en goed werkproces is het essentieel dat je alle systemen met elkaar kunt verbinden. Joris Heirbaut, directeur Media en Communicatie bij de Stad Antwerpen: “Ons flexibele model van vraag en aanbod is slim digitaal vertaald. Het bespaart de stedelijke instanties veel tijd. Ze hebben meer gebruikersgemak. We blijven met de portal in ontwikkeling. Zo voegen we continu nieuwe templates toe voor alle instanties. Er zijn al templates voor huisstijlen en bewonersbrieven beschikbaar. Het printmanagement is zo van een statisch proces naar een dynamisch platform gegaan.”