Cirkel van expertise: IT aparte discipline

By 13 januari 2021Blog, Brandportal
Schot in de roos brandportal

Een andere manier van denken

  • Expertises loskoppelen: brand owner, producent en IT bedrijf
  • Beste vakkennis en lagere kosten
  • Praktijkvoorbeeld: Stad Antwerpen, printleveranciers en Prindustry

Case Antwerpen, drukkers en Prindustry

De Stad Antwerpen heeft haar communicatie decentraal georganiseerd. Er zijn ongeveer 120 stedelijke instanties die allemaal communiceren met een doelgroep. Dat zijn bijvoorbeeld de brandweer, politie, onderwijs of musea. Het inkopen van hun drukwerk verliep tot een paar jaar geleden volgens eenzelfde statische procedure. De raamcontracten met printleveranciers bevatten afspraken voor standaard producten tegen een bepaalde prijs. Dit stond vervolgens vast voor drie of vier jaar in de aanbesteding. De Stad Antwerpen zocht naar meer flexibiliteit bij het inkopen. Prijzen kunnen bijvoorbeeld dalen. Ook bleek er in de praktijk best weleens een afwijkende printvraag te zijn. Instanties moesten dan zelf tussentijds op zoek gaan naar andere partijen. Ze maakten nieuwe raamcontracten met drukkers waarmee ze elk half jaar prijzen en producten kunnen actualiseren. Verder wilden zij de inkoop loskoppelen van de IT oplossing en de workflow automatiseren. Dit flexibele model van vraag en aanbod moest vervolgens digitaal vertaald worden. Dat moest niet zomaar een webshop zijn met drukwerkproducten. Het doel was een online oplossing met een flexibele schil, waarin alle instanties, producten en leveranciers gebundeld werden en waarin continu in gewijzigd kan worden. Zo kwamen er uiteindelijk brandportals op maat voor alle 120 instanties. Geavanceerde inkoop- en creatieportals die Prindustry voorziet. Elke instantie bestelt hier het eigen drukwerk. Het is een compleet automatische oplossing voor het aanvragen van offertes, bestellen van producten, doorzetten van orders en het factureren. Ook is hun financiële flow met SAP geïntegreerd.

Beste expertise en lagere kosten

De Stad Antwerpen heeft daarmee een flexibel printmanagement gecreëerd, maar veel overheden werken nog via die passieve methode in het aanbesteden van drukwerkinkoop. In zo’n aanbesteding wordt alles op één hoop gegooid. Wij zijn ervoor dat ieder zijn eigen expertise inzet. Zo creëer je de beste samenwerkende cirkel van expertise. Die cirkel bestaat doorgaans uit drie partijen: de brandowner, zoals de Stad Antwerpen, de printmanager of drukkerij en het IT bedrijf. De brandowner is degene met de vraag of de aanbesteding, de printmanager of drukkerij degene die de productie goed kan verzorgen en een IT bedrijf kan een IT framework door de jaren heen flexibel blijven organiseren volgens de laatste IT ontwikkelingen en beveiligingseisen.

Zo’n idee van losstaande expertises met een losgekoppelde IT applicatie is nog niet erg bekend, waardoor de prijzen in de huidige aanbestedingen vaak veel hoger zijn dan zou hoeven. Dit zorgt voor een blijvende situatie waarin er geen ruimte is voor het loskoppelen van de onderdelen. Er is dus een andere manier van denken vereist. Wanneer je onderdelen loskoppelt in een aanbesteding, krijg je een veel transparantere prijsopbouw.

Vermindering van kosten kan dan ook nog eens tot stand gebracht worden door flexibele prijsafspraken te maken met de leveranciers zoals de Stad Antwerpen dat deed. Flexibele prijsafspraken met leveranciers binnen de inkoopkaders. Een IT systeem kan dit digitaal effectief structureren.

Tip: Ontdek meer in deze whitepaper!