Trend: Staatskommunikation durch Brandportals

By 4 Oktober 2018Marketing
brandportal Stadt Antwerpen

Automation 2.0: Brandportal für Kommunikationsaufträge

Gemeinden haben oft die Aufgabe, ihre Bewohner, Studenten, Unternehmer und Besucher gut über die städtische Angelegenheiten zu informieren. Druckwerk ist dabei wesentlich für die Kommunikation. Das Einkaufen von Druckwerk durch Gemeinden kann sehr kompliziert sein durch Einkaufgesetze und Produktvariationen. Es ist nützlich, diese Faktoren flexibel und effizient in einer digitalen Plattform zu organisieren. Ein Brandportal ist die Lösung dafür.

Kommunikation ist ein wichtiger Teil der Gemeindepolitik. Burger haben das Recht auf Information von dem Staat. Auch streben Gemeinde nach einer großen Tragfläche für neue Entwicklungen und Entscheidung. Dafür benötigen sie Kommunikation: sowohl digital als in print. Bei der heutigen Medienstrategie werden digitale Kommunikation und print Kommunikation kombiniert. Es geht darum, am richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Zielgruppe kommunizieren zu können. Gemeinde können informieren durch social media, Mitteilungsblätter, Bewohnerbriefe, outdoor Druckwerk und vieles mehr. Weil dies oft lokal organisiert wird, ist die Kommunikation oft unterschiedlich. Voraussetzung ist, dass das Kommunikationsmanagement so effizient wie möglich organisiert wird.

internetNeue Einkaufsmöglichkeiten für öffentliches Druckwerk
Bei Printkommunikation sind staatliche Behörden an gesetzlichen Vorschriften gebunden. Burger sind nämlich diejenigen, die mit ihren Steuerbeiträgen die Ausgaben der Stadt finanzieren. Darum sind deutliche Einkaufsgesetze wichtig. Für Gemeinden ist es essentiell, die wirtschaftlich beste Kommunikationslieferanten zu wählen. Dabei müssen die Partner sowohl zuverlässig als innovativ sein und die beste Qualität und optimaler Service liefern. Dadurch wird der Einkauf von Druckwerk nicht einfach. Der Einkauf von Kommunikation verläuft oft nach einer bestimmten Vorgehensweise. Behörden schreiben einen Tender aus, Kommunikationsmittel und ICT-Lösungen werden beide ausgeschrieben. Dieser Prozess muss ständig weiterentwickelt werden und braucht dabei einen IT-Fokus. Auch durch verschiedene Gesetze werden die IT-Förderungen immer komplexer.

brandportal DEVöllig automatisierter Prozess mit einem Brandportal
Für Behörden ist es wichtig um alle Elemente vom Einkauf, Bestellen, Kommunikationsprodukte und Lieferanten in einer online Lösung zu vereinen. Ein Brandportal ist eine Lösung für neue Förderungen bei dem online Einkauf von Kommunikationsprodukten. Mit einem Brandportal vereint man alle Kommunikationsprodukte in einem automatisiertem System. Es ist ein sicheres Webportal um Kommunikation zu verwalten, entwerfen und bestellen. Zudem kann man Produkte online anpassen. Oft müssen Kommunikationsprodukte zur Wiederverwendung durch Instanzen geändert werden; mit beispielsweise einer neuen Botschaft. Um dies zu vereinfachen, braucht man eine neue Arbeitsweise. Arbeiten mit einem Brandportal hat viele Vorteile: Vereinfachung des Prozesses, Konsistenz im Style und eine einzigartige Vorgehensweise in einer benutzerfreundlichen Webumgebung. Mit einem automatisierten Prozess werden weniger Fehler gemacht und Zeit und Geld bespart. Mit einem eigenen Portal verwaltet man die Kommunikationsprozesse der Gemeinde zentral und können verschiedene Mitarbeiter dezentral einfach Produkte anpassen, verwalten oder bestellen. Man kann als Gemeinde selbst die gewünschte Kommunikationsprodukte und deren Lieferanten im Brandportal selektieren.

In der Praxis: Druckwerk via Brandportals für die Stadt Antwerpen
In Belgien sind einige Gemeinden aktiv mit Brandportals für das Bestellen und Verwalten von Printmanagement. Die Stadt Antwerpen hat Brandportals für alle 120 städtische Instanzen. Jede Instanz bestellt Produkte im eigenen Style. Die haarlemse IT-Firma Prindustry hat alle Produktoptionen für Druckwerk und Sign hierin inbegriffen. Es ist eine völlig automatisierte Lösung für das Anfragen von Angeboten, das Bestellen von Produkten, Durchsetzen von Aufträgen und Verrechnen. Das finanzielle SAP-System ist in dem Portal integriert. Für einen modernen und guten Arbeitsprozess ist es wichtig, alle Systeme miteinander verbinden zu können.  Joris Heirbaut, Direktor Media und Kommunikation bei der Stadt Antwerpen: “Unser flexibeles Model von Nachfrage und Angebot ist digital übersetzt. Es bespart städtischen Instanzen viel Zeit. Sie haben mehr Benutzerfreundlichkeit. Das Portal bleibt in Entwicklung. Es werden beispielsweise ständig neue Templates hinzugefügt. Es sind Templates für Hausstyle und Bewohnerbriefe verfügbar. Das Printmanagement hat sich damit von einem statischen Prozess zu einem dynamischen Plattform verändert.”